ZUS wydał 3 marca 2025 r. ciekawą interpretację (znak DI/100000/43/120/2025) dotyczącą możliwości wypłacania nagród jubileuszowych pracownikom prywatnych firm bez ponoszenia obciążeń składkowych. Wskazał, że jest to możliwe po spełnieniu odpowiednich warunków.
W sferze pracodawców prywatnych nie występuje obligatoryjna forma dodatkowego świadczenia, jakim jest nagroda jubileuszowa. Odmiennie jest to regulowane w sferze publicznoprawnej, gdzie taka nagroda przysługuje każdemu pracownikowi po przepracowaniu odpowiednio długiego okresu. Pracodawcy prywatni mogą jednak wprowadzać takie świadczenie dla pracowników, kierując się w tym zakresie ogólnymi przepisami kodeksu pracy.
Przychód pracownika
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności jest to wynagrodzenie zasadnicze, za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty – niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Są to też świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Zatem świadczenie takie jak nagroda jubileuszowa także stanowi przychód ze stosunku pracy.
Wyłączenia z oskładkowania
Świadczenie takie jak nagroda jubileuszowa także stanowi przychód ze stosunku pracy. Jednak może być ono zwolnione ze składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Z tego przepisu wynika, że podstawy wymiaru składek nie stanowią nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat.
Kluczowe warunki
W ramach oceny prawnej ZUS podkreślił, że decydujące znaczenie w kontekście zwolnienia nagród jubileuszowych z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przypisano periodycznemu – nie częstszemu niż co 5 lat – nabywaniu przez pracownika prawa do ich uzyskania na podstawie wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy.
Ważne! Dla zwolnienia ze składek bez znaczenia pozostaje data wypłacenia nagrody jubileuszowej – może ona nastąpić w okresie krótszym niż 5 lat od dnia uzyskania przez pracownika poprzedniej nagrody.
Wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wspomniane nagrody podlegają jedynie wtedy, gdy zasady (warunki) ich przyznawania zostaną uregulowane w zakładowych źródłach prawa pracy, np. w regulaminie wynagradzania, zakładowym układzie zbiorowym pracy czy w regulaminie nagród jubileuszowych.
Gdy prawo do nagrody wynika tylko z indywidualnej decyzji pracodawcy (podejmowanej np. w stosunku do wybranej grupy pracowników), a nie z wewnętrznych przepisów regulujących zasady przyznawania nagród, albo gdy nagroda będzie przysługiwała częściej niż co 5 lat – będzie ona stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Finalnie ZUS wskazał, że w sytuacji, gdy prawo do nagród będzie zagwarantowane np. w regulaminie pracy, po spełnieniu pozostałych przesłanek będą one podlegały wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Podstawa prawna:
