Od kilku lat funkcjonuje tzw. biała lista podatników VAT. To wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, na której znajdują się m.in. takie dane, jak nazwa firmy, miejsce prowadzenia działalności, data rejestracji do VAT czy numer firmowego rachunku bankowego. Ten ostatni jest o tyle istotny, że zapłata na inny rachunek niż widniejący w wykazie wiąże się z określonymi konsekwencjami na gruncie podatku dochodowego. Coraz częściej zdarza się, że przedsiębiorcy dokonujący zapłaty za czynności zwolnione z VAT mają wątpliwości – czy ich również dotyczą te konsekwencje? Sprawdzamy.
Zapłata na inne konto a zawiadomienie ZAW-NR
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazują, że podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność za transakcję powyżej kwoty 15 000 zł dla innego przedsiębiorcy została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podatników VAT (tzw. biała lista), w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny.
Co to oznacza w praktyce?
Jeśli przedsiębiorca otrzyma fakturę za dostawę towarów lub wykonaną usługę od kontrahenta zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, jest on zobowiązany do zapłaty należności za tę fakturę na rachunek bankowy, który widnieje na „białej liście” – w przeciwnym razie nie będzie mógł jej zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Jest to rzecz znana od kilku lat, więc sama w sobie nie jest problematyczna. Problem może pojawić się w momencie, gdy płatność dotyczy czynności zwolnionych z VAT, ale świadczonych przez podatnika VAT. Co w takiej sytuacji?
Pytanie podatnika
W jednej z niedawnych interpretacji indywidualnych dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej rozstrzygał pytanie podatnika będącego spółką zatrudniającą lekarzy specjalistów na podstawie umów B2B. Spółka wskazała, że jeden z lekarzy był zarejestrowany do VAT jako podatnik VAT czynny, mimo że w ramach praktyki wykonywał wyłącznie usługi medyczne, czyli czynności zwolnione z VAT.
Pomimo rejestracji do VAT lekarz ten nie posiadał konta firmowego, a na wystawianych fakturach podawał jako numer rachunku do przelewu rachunek osobisty. Rachunek ten – z oczywistych powodów – nie widniał w wykazie podatników VAT. Płatności za wykonywane usługi przekraczały kwotę 15 000 zł. W związku z tym spółka uważała, że skoro podatnik świadczy czynności zwolnione z VAT, to choć płatności odbywają się na rachunek spoza wykazu, aby móc zaliczać je do kosztów uzyskania przychodów nie jest konieczne składanie zawiadomienia ZAW-NR.
Pomimo zwolnienia obowiązek składania ZAW-NR aktualny
Organ uznał stanowisko podatnika za nieprawidłowe. Wskazał, że skoro kontrahent spółki był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, nawet jeśli wykonuje usługi wyłącznie zwolnione z VAT, płatność na wykonane usługi na rachunek inny niż widniejący na białej liście jest działaniem niezgodnym z przepisami, w związku z czym zastosowanie będą miały odpowiednie konsekwencje w podatku dochodowym.
Ważne! Sposobem na uniknięcie tych konsekwencji jest złożenie do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia ZAW-NR o dokonaniu płatności na rachunek spoza wykazu.
Analogiczne zasady
Powyższa interpretacja dotyczyła spółki będącej podatnikiem CIT. Analogiczne przepisy znajdują się jednak w ustawie o PIT, dlatego na uwadze powinni mieć je również przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze.
Wydana interpretacja pokazuje, że podatnicy dokonujący płatności za czynności zwolnione z VAT powinni mieć na względzie weryfikację kontrahenta pod kątem rejestracji do VAT. Może się bowiem okazać – jak w powyższej sytuacji – że mimo świadczenia usług zwolnionych z VAT kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.
Ważne! Dokonanie płatności na rachunek spoza „białej listy” i niezłożenie zawiadomienia ZAW-NR w terminie 7 dni od zlecenia przelewu będzie skutkowało dla przedsiębiorcy wyłączeniem wydatku z kosztów uzyskania przychodów lub koniecznością zwiększenia przychodów.
Przedsiębiorca powinien zatem przed dokonaniem płatności dochować należytej staranności i zweryfikować kontrahenta w wykazie podatników VAT.
Interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 lipca 2025 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.329.2025.2.MF
