Większość pracodawców nie musi w okresie wakacyjnym martwić się tym, by pracownicy urlopy wykorzystywali. Często bardziej istotne jest ułożenie ich terminów tak, by nie kumulowały się w tym samym czasie. U części pracodawców może w tym akurat okresie występować znaczny spadek zapotrzebowania na pracę (np. szeroko pojęta branża edukacyjna) i korzystne byłoby, by pracownicy wówczas szeroko korzystali z urlopów. Jednakże część osób zatrudnionych niespecjalnie chce wypoczywać – dlatego powstaje pytanie, na ile pracodawca może narzucić im terminy urlopów.
Zasadą jest, że urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Z tworzenia planów urlopów można jednak zrezygnować i wówczas terminy wykorzystywania urlopów ustalane są przez pracodawcę po porozumieniu z pracownikiem.
Plany urlopów
Jeżeli plany urlopów są tworzone, to ustalony w planie termin (terminy) urlopów są wiążące – pracownik w tych terminach ma realizować urlop, pracodawca może go do pracy nie dopuścić. Ewentualne dodatkowe wnioski urlopowe mają w tych przypadkach znaczenie bardziej techniczne. Termin urlopu został już uzgodniony wcześniej, a niewykorzystywanie wypoczynku w tym terminie może być wynikiem zgody pracodawcy na przesunięcie terminu urlopu, przesunięcia przez pracodawcę w związku z zaistnieniem szczególnych potrzeb, wystąpienia sytuacji usprawiedliwiających nieobecność uniemożliwiających rozpoczęcie urlopu.
Przykład: W planie urlopów tworzonym u pracodawcy zaplanowano pracownikowi urlop w terminie 6-19 lipca. Pracownik 6 lipca stawia się do pracy i ją świadczy. Przy braku jakiejkolwiek reakcji pracodawcy/przełożonego należy przyjąć, że wyrażona została zgoda na przesunięcie urlopu.
Ważne: Dobrym rozwiązaniem jest wyraźne wskazanie w regulacjach wewnętrznych, że ustalony w planie termin urlopu jest wiążący, a zmiana terminu może nastąpić jedynie w sytuacjach wskazanych w art. 164 i 165 k.p., przy czym zmiana terminu umotywowana ważnymi przyczynami leżącymi po stronie pracownika wymaga złożenia w postaci elektronicznej lub papierowej wniosku do pracodawcy. Pracodawca podejmuje decyzję dotyczącą tego wniosku i świadczenie pracy w terminie urlopu wskazanego w planie wymaga uzyskania wyraźnej zgody również w postaci elektronicznej lub papierowej.
Urlopy zaległe, urlopy w okresie wypowiedzenia
Wprost przepisy wskazują, że pracodawca narzucić może należny w oparciu o zasadę proporcjonalności urlop w okresie wypowiedzenia.Przykład:
Pracownik otrzymał 8 czerwca wypowiedzenie, obowiązuje trzymiesięczny okres wypowiedzenia.
Okres wypowiedzenia upływa z końcem miesiąca, a zatem stosunek pracy będzie trwać do końca września. Zakładając, że osoba ta ma prawo do 26 dni urlopu rocznie, u tego pracodawcy ma prawo do 20 dni urlopu (9/12 z 26, wynik zaokrąglamy w górę do pełnego dnia). W obecnej linii orzeczniczej dominuje stanowisko, zgodnie z którym okres wypowiedzenia rozpoczyna się od jego dokonania, a nie od początku kolejnego miesiąca. Oznacza to, że pracodawca może pracownikowi narzucić urlop – tzn. wyznaczyć konkrety termin już nawet w czerwcu. Może przy tym „operować” 20 dniami urlopu – jednostronne udzielenie urlopu w okresie wypowiedzenia obejmować może jedynie urlop należny w stosunku do długości okresu zatrudnienia u tego pracodawcy w danym roku kalendarzowym (plus ewentualny urlop zaległy). W terminie wykorzystania urlopu wyznaczonym przez pracodawcę pracownik nie jest dopuszczany do pracy.
W orzecznictwie sądowym ukształtowało się konsekwentnie obecnie przyjmowane stanowisko o możliwości jednostronnego nakazania pracownikowi wykorzystania zaległego urlopu (np. wyrok Sądu Najwyższego z 7 maja 2008 r., sygn. akt II PK 313/07, wyrok SN z 24 stycznia 2006 r., sygn. akt I PK 124/05). Możliwe jest więc również narzucenie terminu urlopu zaległego.
Udzielanie urlopów przy rezygnacji z planów urlopów
Co jednak, jeżeli plany urlopów nie są tworzone, pracownik nie ma urlopu zaległego i nie biegnie okres wypowiedzenia? Jeżeli plan urlopów nie jest tworzony, terminy wykorzystywania urlopów ustalane są przez pracodawcę po porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca zobligowany jest do podjęcia próby uzgodnienia terminu urlopu z pracownikiem, ale w przypadku, gdy to się nie powiedzie ostatecznie termin urlopu ustala właśnie pracodawca, który bierze przy tym pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.Ważne:
Nie oznacza to, że pracodawca może po prostu udzielić (narzucić) pracownikom urlopy. Przepisy art. 163 k.p. dają pracodawcy narzędzie nie tyle wprost jednostronnego narzucania terminów urlopów, co pozwalające na ich wyznaczenie po podjętej i nieudanej próbie ustalenia terminu. Proponując terminy urlopów pracodawca działać musi w dobrej wierze, uwzględniając wypoczynkowy charakter urlopów.
Dosyć zgodna w tym zakresie jest doktryna prawa pracy, przykładowo M. Zieleniecki [w:] A. Sobczyk (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. 7, 2025, art. 163, Nb 7. wskazuje, że termin „po porozumieniu z pracownikiem” użyty w art. 163 § 11 k.p. oznacza obowiązek pracodawcy podjęcia próby osiągnięcia porozumienia w tym zakresie, a nie obowiązek uzgodnienia terminu wykorzystania urlopu. Teza ta znajduje potwierdzenie w art. 163 § 11 zd. 3 k.p., który wymaga odpowiedniego stosowania w takim przypadku art. 163 § 1 zd. 2 i 3 k.p. W konsekwencji termin urlopu ustala ostatecznie pracodawca, biorąc pod uwagę wniosek pracownika oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Zasada ta nie znajduje jednak zastosowania do urlopu udzielanego pracownikowi na żądanie.
Podstawa prawna:
