13 marca 2023 r. w Dzienniku Ustaw pod poz. 471 opublikowano rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Nowy skład akt osobowych pracownika
W rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369), w zmienianym par. 3 wskazano, że w skład akt osobowych pracownika będzie wchodzić 5 części (obecnie 4 części).
Dotychczasową część B akt osobowych pracownika – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, rozszerzono o potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania (art. 22(1c) par. 12 i art. 22(1e) par. 2 Kodeksu pracy) oraz o dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej.
Część E akt osobowych pracownika
W wyniku zmian rozszerzono akta osobowe pracownika o część E. W części E znajdą się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu i obejmą:
- informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22(1c) par. 6 Kodeksu pracy),
- informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22(1d) par.10 Kodeksu pracy),
- informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu art. 22(1c) par. 6 i art. 22(1e) par. 2 Kodeksu pracy),
- informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22(1d) par.10 i art. 22(1f) par. 2 Kodeksu pracy).
Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika należy przechowywać w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne. Przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów ma dotyczyć każdej z tych części.
W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu, przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, należy usunąć całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkować następujące po sobie numery.
Data wejścia w życie przepisów
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia, tj. 21 marca 2023 r., (z wyjątkiem zmian, w zakresie dokumentów dotyczących wykonywania pracy zdalnej, które wejdą w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r.).
Pracodawcy zobowiązani są, w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie rozporządzenia, dostosować sposób przechowywania dokumentów, związanych z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, zgromadzonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia, do zmienionych przepisów.
Podstawa prawna
