Numer KSeF faktury to unikalny identyfikator przypisywany każdej fakturze wystawionej w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Zawiera on 35 znaków, które mają za zadanie zidentyfikować fakturę w systemie. Numer KSeF jest generowany automatycznie i ma istotne znaczenie w obiegu dokumentów. Nie należy go jednak mylić z numerem faktury nadawanym przez sprzedawcę.
Struktura numeru KSeF składa się z czterech części:
- pierwsze 10 znaków to numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,
- kolejne 8 znaków to data wystawienia faktury w formacie RRRRMMDD,
- kolejnych 12 znaków dzieli się na dwie części techniczne, po 6 znaków w każdej z nich – znaki są generowane automatycznie,
- dwa ostatnie znaki to suma kontrolna – również jest generowana automatycznie.
Moment otrzymania faktury
Kluczowym momentem w procesie wystawiania faktury jest nadanie jej numeru identyfikacyjnego – inaczej numeru KSeF – oznacza to bowiem, że faktura została przesłana i zaakceptowana przez system. Jednocześnie moment nadania numeru KSeF jest uznawany za datę otrzymania faktury przez nabywcę (dla podmiotów posiadających NIP).
Ważne! Wyjątkowo za moment otrzymania faktury przez nabywcę uważa się moment faktycznego przekazania dokumentu w sytuacji, gdy faktury wystawiane są offline lub na rzecz konsumentów.
Nadanie numeru KSeF fakturze oznacza zatem dla przedsiębiorcy, że faktura wystawiona i wysłana przez niego do systemu przeszła pozytywną weryfikację.
Ważne! Numer KSeF nie musi być umieszczany na fakturze, bowiem jest on widoczny w systemie.
Numer faktury a numer KSeF – czy to to samo?
Numer faktury, który jest nadawany przez podatnika, i numer KSeF to dwa oddzielne identyfikatory, które nie zastępują ani nie wykluczają się wzajemnie, a każdy z nich spełnia inną funkcję. Każda faktura wysłana przez podatnika do systemu otrzymuje indywidualny numer, jednak nie powoduje to braku u podatnika obowiązku nadania numeru fakturze zgodnie z przyjętymi w jednostce zasadami. Do tego dochodzi jeszcze taka kategoria jak numer księgowy – czyli numer nadawany wewnętrznie w jednostce (np. kolejny numer w KPiR czy numer ewidencyjny w księgach rachunkowych).
W związku z powyższym należy rozróżnić:
- numer KSeF – jest to numer nadawany automatycznie w systemie, służący do identyfikacji dokumentu w Krajowym Rejestrze e-Faktur,
- numer faktury – numer nadawany przez sprzedawcę zgodnie z przyjętymi w jednostce zasadami (np. FV 01/09/2025),
- numer księgowy – jest to numer nadawany wewnętrznie zarówno przez sprzedawcę, jak i nabywcę dla celów ewidencyjnych w księgach podatkowych jednostki.
Ważne! Numer KSeF nie jest tożsamy z innymi numerami nadawanymi wewnętrznie w jednostce.
Numer KSeF a różnych trybach wystawiania faktur
Krajowy System e-Faktur przewiduje różne tryby wystawiania faktur. W zależności od okoliczności – a więc i wykorzystywanego trybu – również sam proces wystawiania faktury i nadawania jej numeru KSeF będzie różny.
W trybie online faktura jest wystawiana bezpośrednio w systemie i od razu wysyłana do KSeF. Jest to tryb podstawowy i zalecany. Również numer KSeF jest nadawany od razu.
W trybie offline24 podatnik wystawia faktury poza systemem, z obowiązkiem jej dosłania do systemu. Tryb ten jest przewidziany w sytuacjach niemożliwości wystawienia faktury w systemie, np. w związku z brakiem dostępu do Internetu. Faktura jest wówczas wystawiana poza systemem i dosyłana najpóźniej następnego dnia. Również wtedy jest jej nadawany numer KSeF.
W czasie awarii systemu – jest to sytuacja, gdy system jest niedostępny z winy leżącej po stronie Ministerstwa Finansów, np. w trakcie prac serwisowych. Ministerstwo o takich awariach ma informować w formie stosownych komunikatów. W takiej sytuacji podatnicy wystawiają faktury również poza systemem, z tym że na ich przesłanie do systemu mają 7 dni od dnia zakończenia awarii, wskazanego w wydanym komunikacie. Również wtedy dokument uzyskuje numer KSeF.
Inne informacje
Czasem pojawia się wśród podatników wątpliwość, czy fakturę, która posiada już nadany numer KSeF, można edytować. Niestety nie jest to możliwe – nie można zmieniać treści takiej faktury.
Ważne! Po nadaniu fakturze numeru KSeF jakiekolwiek zmiany można wprowadzać jedynie poprzez wystawienie faktury korygującej.
Podstawa prawna:
