Faktury ustrukturyzowane są już w zdecydowanej większości, jeśli chodzi o obieg dokumentów między firmami. Nieodłącznym elementem takiego stanu rzeczy są również błędy czy niedopatrzenia, jeśli chodzi o wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. I chociaż ministerstwo zapewniało, że za błędy w fakturowaniu nie będzie kar do końca 2026 r., to jednak pojawiają się wątpliwości w zakresie prawa do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów czy też odliczania VAT od faktur zawierających błędy. Drugiego przypadku – tj. prawa do odliczenia VAT – dotyczy jedna z ostatnich interpretacji dyrektora KIS, o której mowa poniżej.
Spółka po zmianie nazwy
Sprawa dotyczyła spółki kapitałowej, która w 2026 r. podjęła uchwałę w sprawie zmiany statutu w zakresie zmiany nazwy firmy, przy czym zmiana ta nie wiązała się z innego typu zmianami jak np. zmiana NIP, REGON czy adresu. Spółka wskazała, że nie wyklucza, iż w związku z tą zmianą, nawet po jej zarejestrowaniu w Krajowym Rejestrze Sądowym, będą zdarzać się sytuacje, w których kontrahenci nadal będą wystawiać faktury ze starą nazwą, przy jednoczesnym prawidłowym wskazaniu danych ją identyfikujących, jak NIP czy adres.
We wniosku podkreśliła, że po otrzymaniu takiej błędnie wystawionej faktury będzie podejmować działania mające na celu uzyskanie od kontrahenta faktury korygującej z poprawnymi danymi, jednak z uwagi na ilość transakcji może się to okazać niemożliwe. Należy przy tym zauważyć, że w każdym przypadku, gdy wystąpi taka sytuacja, wystąpi rzeczywista dostawa towarów lub świadczenie usług, wydatek będzie poniesiony przez spółkę w sposób definitywny i w związku z prowadzoną działalnością, a przy tym numer NIP będzie prawidłowy i pozwalający na jednoznaczną identyfikację spółki jako podatnika VAT.
W związku z powyższym spółka zwróciła się z pytaniem, czy w powyższych sytuacjach, tj. gdy na fakturze będą znajdowały się dane nieprawidłowe jak stara nazwa spółki, będzie ona miała prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z takich faktur?
Stanowisko organu
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej potwierdził stanowisko spółki, czyli uznał jej prawo do odliczenia VAT wynikającego z takich faktur, w tym wystawionych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Przede wszystkim organ wskazał, że prawo do odliczenia VAT stanowi fundamentalny element konstrukcji podatku od towarów i usług i realizuje zasadę jego neutralności. Ograniczenie tego prawa może nastąpić wyłącznie w przypadkach wyraźnie wskazanych w przepisach ustawy o VAT. Taką sytuacją jest m.in. wystawienie faktury stwierdzającej czynności, które nie zostały dokonane, w części dotyczącej tych czynności, lub podanie kwoty niezgodne z rzeczywistością.
W sytuacji spółki faktury zakupowe dokumentują rzeczywiście dokonane transakcje gospodarcze, wskazany na nich numer NIP spółki jest prawidłowy, a pozostałe dane identyfikacyjne (poza nazwą) pozwalają na jednoznaczną identyfikację nabywcy. W konsekwencji wskazanie przez sprzedawcę omyłkowo na fakturze zakupowej nieaktualnej nazwy spółki lub jej błędnego adresu, przy jednoczesnym prawidłowym numerze NIP oraz pozostałych danych identyfikacyjnych, stanowi uchybienie o charakterze tylko formalnym (technicznym). Nie wpływa ono na zakres ani na podstawę opodatkowania przebiegu transakcji oraz nie uniemożliwia identyfikacji spółki jako nabywcy towarów lub usług.
Organ podkreślił, że przepis art. 88 ustawy o VAT enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony, jednakże nie wymienia opisanej we wniosku nieprawidłowości (nieaktualna nazwa nabywcy, forma prawna lub adres) jako przesłanki negatywnej powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze). Zatem wskazanie na fakturze nieaktualnej nazwy spółki, formy prawnej lub adresu, przy jednoczesnym podaniu innych prawidłowych danych na fakturze (np. prawidłowy NIP, nr REGON) nie przesądza o braku prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury.
Powyższe ma zastosowanie również (a właściwie przede wszystkim) w przypadku faktur ustrukturyzowanych, wystawianych w Krajowym Systemie e-Faktur.
