Często przedsiębiorcom zdarzają się sytuacje, że po wystawieniu w programie wewnętrznym faktury, ale przed jej przekazaniem kontrahentowi – obecnie również przed wysyłką do Krajowego Systemu e-Faktur – orientują się, że w przygotowanym dokumencie występuje błąd. Pojawia się wówczas pytanie, co przedsiębiorca powinien zrobić z takim dokumentem, czy go korygować? Czy wystarczy usunięcie z programu? W jednej z ostatnich interpretacji dyrektor KIS wskazał, w którym momencie przedsiębiorca jeszcze może usunąć dokument, a od którego momentu niezbędna jest jego korekta.
Przygotowanie dokumentu bez jego wysyłki
Powyższe wątpliwości pojawiły się u spółki, która zwróciła się z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej do dyrektora KIS. Wskazała, że mogą zdarzać się sytuacje, w których w swoim programie księgowym przygotowuje ona fakturę (plik xml) do wysyłki do KSeF, jednak ze względu na określone zdarzenia losowe lub przyjęty model biznesowy jej faktyczne przesłanie do KSeF nastąpi dopiero po kilku dniach.
Wnioskodawczyni podkreśliła, że w opisanej sytuacji taka faktura, jedynie „przygotowana do wysyłki” nie zostanie ani udostępniona nabywcy, ani wprowadzona do obrotu prawnego w jakikolwiek inny sposób. Data wystawienia faktury, wskazana w polu P_1 faktury będzie równa dacie jej przygotowania. Niezależnie od tego mogą zdarzać się sytuacje, iż taka faktura, przygotowana w systemie księgowym spółki, zostanie odrzucona w procesie wewnętrznej akceptacji, np. z uwagi na błędy na fakturze.
W związku z powyższym spółka zapytała, czy faktura przygotowana w jej systemie księgowym do wysłania do KSeF, ale nieudostępniona nabywcy w żaden sposób, może zostać przez spółkę „anulowana” – technicznie poprzez wystawienie korekty „do zera” – bez obowiązku wprowadzania do KSeF obu dokumentów?
Co na to dyrektor KIS?
Organ zgodził się ze spółką, że w sytuacji, gdy faktura nie weszła do obrotu prawnego, to może zostać anulowana.
Wskazał, że wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Faktura sporządzona, a niewprowadzona do obrotu prawnego (faktura anulowana), nie jest zatem fakturą wystawioną w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Co istotne, ani przepisy tej ustawy ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do ustawy o VAT nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur. W praktyce jednak – w drodze wyjątku – jest dopuszczalne anulowanie faktury. Należy jednak podkreślić, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego. W tym miejscu trzeba wskazać, że w KSeF nie jest możliwe anulowanie wystawionej faktury. Jeśli plik xml został wysłany do KSeF, przyjęty w systemie i końcowo fakturze został nadany numer identyfikujący ją w KSeF, oznacza to, że faktura weszła do obrotu prawnego. W związku z tym, jeśli w wystawionej fakturze zidentyfikowano błędy, sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą w celu poprawienia tych błędów.
Organ stwierdził, że z opisu sprawy wynika, że w analizowanym przypadku nie występuje już wystawiona faktura, ale niejako jej projekt. Spółka nazywa dokument „propozycją” faktury niewprowadzoną do KSeF ani nieudostępnioną nabywcy w żaden sposób. Dokument ten jest ponadto poddawany funkcjonującej w firmie wewnętrznej procedurze akceptacji, w wyniku której jeśli jego treść nie zostanie zaakceptowana, to zostaje odrzucony. Zatem mając to na uwadze należy uznać, że skoro w opisanej sytuacji występują faktury, które nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego (nie zostały udostępnione nabywcy w żaden sposób i nie zostały przesłane do KSeF) oraz nie dokumentują one faktycznie wykonanych zdarzeń gospodarczych (ze względu np. na nieprawidłowy opis usługi czy nieprawidłowe kwoty), to spółka ma prawo anulowania tych faktur na etapie ich wewnętrznego tworzenia w swoim systemie księgowym.
Tym samym spółka nie ma obowiązku wprowadzania takich faktur oraz ich korekt do KSeF.
