Lato to czas wysokich temperatur i – co za tym idzie – zwiększonego zapotrzebowania na napoje takie jak woda czy soki. Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników mają obowiązek zapewnić wodę lub inne napoje. Choć nie wydaje się to tematem skomplikowanym, to często u podatników pojawia się wątpliwość:
- czy mogą zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodów,
- czy woda, napoje zapewniane pracownikom powinny stanowić u nich przychody podlegające (lub nie) opodatkowaniu?
Poniżej wyjaśniamy te kwestie.
Obowiązek pracodawcy
Pracodawca, zgodnie z przepisami – m.in. rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy czy rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów – ma obowiązek zapewnić pracownikom wodę lub inne napoje. W przypadku pracowników zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach dodatkowo pracodawca ma obowiązek zapewnić napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.
Tak więc nie ulega wątpliwości, że zapewnienie wody lub innych napojów pracownikom (w zależności od wykonywanej przez nich pracy) należy do obowiązków pracodawcy. A co z podatkami?
Woda a przychód pracownika
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 21 ust. 1 zawiera katalog przychodów, które są wolne od podatku dochodowego. W jednym z punktów można przeczytać, że wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.
Oznacza to, że wartość wody, którą pracodawca przekazuje pracownikom, nie stanowi dla nich przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Warto wspomnieć, że z tego tytułu nie powstaje również obowiązek objęcia przekazanych świadczeń składkami na ubezpieczenia społeczne. Do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne nie wlicza się bowiem wartości świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.
Podsumowując – przekazanie przez pracodawcę pracownikom wody (lub innych napojów) nie spowoduje powstania u zatrudnionych przychodu podlegającego PIT ani zwiększenia podstawy wymiaru składek na ich ubezpieczenia społeczne.
Koszty uzyskania przychodu u pracodawcy
Kosztami uzyskania przychodów w rozumieniu podatku dochodowego (czy to od osób fizycznych, czy prawnych) są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Dodatkowo nie mogą to być wydatki wymienione w ustawach jako wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Podsumowując, poniesiony wydatek musi być związany z działalnością przedsiębiorcy, a ponadto nie może być wykazany w katalogu wyłączeń z KUP.
Zakup wody i napojów dla pracowników bez większych wątpliwości ma związek z prowadzoną działalnością przedsiębiorcy, a tym samym z osiąganymi przez niego przychodami. Ponadto wydatki tego rodzaju nie zostały wymienione w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu. Dlatego z całą pewnością można stwierdzić, że tego rodzaju zakupy stanowią u przedsiębiorców koszty uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej.
Podstawa prawna:
- art. 21 ust. 1 pkt 11, art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 163)
- rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. z 1996 r. nr 60, poz. 279)
- rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 316)
