Jednym z obowiązkowych elementów faktury jest data wystawienia dokumentu. Co do zasady powinno to nastąpić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę (z ustawowymi wyjątkami). Krajowy System e-Faktur delikatnie „namiesza” w tym zakresie.
Przepisy ustanawiające obowiązkowy Krajowy System e-Faktur wskazują, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Wniosek jest taki, że dopóki faktura nie zostanie wysłana do KSeF, nie jest wystawiona.
Ważne! Można stwierdzić, że dopóki faktura nie zostanie przesłana do systemu, to nie istnieje.
Jednocześnie należy zauważyć, że nie ma przepisu określającego termin, w którym wygenerowana faktura powinna trafić do KSeF.
Warto zwrócić uwagę na odpowiedź Ministerstwa Finansów w zakresie terminu wystawienia faktury. Pytanie brzmiało: Czy dokument musi zostać wysłany do KSeF w dniu wystawienia (jeśli data wystawienia w pliku ma być tożsama z datą bieżącą)? Nie ma możliwości wysłania np. następnego dnia?
Odpowiedź Ministerstwa Finansów brzmiała: (…) Dokument może zostać wysłany kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur.
Oznaczenie w polu przeznaczonym do wskazania daty wystawienia dokumentu nie powoduje automatycznie, że podatnik musi w tym samym dniu wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur. W myśl odpowiedzi Ministerstwa Finansów należy zauważyć, że najważniejszym terminem przesyłania faktur do KSeF jest ustawowy termin ich wystawienia. Warto jednocześnie zwrócić uwagę, że z odpowiedzi tej (ani tym bardziej z przepisów) nie wynika zakaz wysyłania faktur później niż dzień po dacie wygenerowania faktury (mając oczywiście na uwadze terminy ustawowe wystawiania faktur). Biorąc jednak pod uwagę powyższe, bezpieczną opcją jest przesyłanie dokumentów najpóźniej dzień po dacie ich wystawienia.
Ustawowe wyjątki
Ustawa o podatku od towarów i usług zmieniona / dostosowana do KSeF przewiduje alternatywny sposób wystawiania faktur przez podatników obowiązanych do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Chodzi o wystawianie faktur elektronicznie zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej w trybie offline24.
Ten tryb ma zastosowanie w sytuacji przejściowych problemów technicznych po stronie podatnika, jak np. brak dostępu do internetu. Faktury wystawiane przez podatnika należy wówczas przesłać do systemu niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, w celu nadania jej numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.
Ważne! Oznacza to, że jeśli podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury w trybie offline24, będzie zobowiązany do jej przesłania do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.
Kiedy faktura staje się fakturą
Trzeba pamiętać, że faktura wygenerowana w systemie, ale nie przesłana do KSeF, nie jest fakturą w sensie prawnym i nie powinna być przekazywana kontrahentowi – z wyjątkiem sytuacji, gdy została wystawiona offline.
Ważne! Ewentualne różnice między datą wystawienia faktury wskazaną na fakturze przez podatnika a datą wykazaną w KSeF ID nie będą miały dla podatnika negatywnych konsekwencji w postaci odrzucenia faktury przez system.
Podstawa prawna:
