Od 1 października 2025 r. w Polsce obowiązuje tzw. system kaucyjny w gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi. Mimo, że minęło już trochę czasu, w dalszym ciągu jest wiele wątpliwości związanych z funkcjonowaniem nowego systemu. Co do zasady zapłacona kaucja za butelki nie podlega zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów z uwagi na jej zwrotny charakter. Jednak okazuje się, że w niektórych sytuacjach jest to możliwe.
Sytuacja szczególna
W kwietniu br. z pytaniem do ministra finansów zwrócił się dziennikarz, który przedstawił hipotetyczną sytuację – na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej podatnicy nabywają wodę w butelkach (np. na spotkania biznesowe z klientami w siedzibie firmy). W związku z nabyciem tych opakowań są oni zobowiązani do zapłaty kaucji. Zasadą jest, że kaucja nie jest zaliczana do kosztów uzyskania przychodów, gdyż podlega ona zwrotowi. Zdarza się jednak, że podatnik nie ma możliwości „odzyskania” zapłaconej kaucji – z uwagi na zniszczenie butelki, jej zagubienie lub zabranie przez klienta, który uczestniczył w spotkaniu.
Czy w takiej sytuacji istnieje możliwość potraktowania zapłaconej kaucji jako kosztu podatkowego w działalności podatnika?
Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów
Na początku Ministerstwo wskazało, że zgodnie z obowiązującym od 1 października 2025 r. systemem kaucyjnym, zapłacona kaucja jako świadczenie nieponiesione definitywnie, nie stanowi przychodu ani kosztu uzyskania przychodu z działalności gospodarczej podatników.
Co do zasady, nie jest zatem kosztem uzyskania przychodów kaucja zapłacona przez podatnika nabywającego opakowanie w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, której wartość podlega następnie zwrotowi w ramach funkcjonującego systemu kaucyjnego. Nie można jednak, w oderwaniu od konkretnego stanu faktycznego, jednoznacznie przesądzić, że uiszczona kaucja nigdy nie będzie spełniać kryteriów kosztu podatkowego. Zgodnie bowiem z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych odpowiednio z art. 23 ustawy PIT oraz art. 16 ustawy CIT.
Ministerstwo podkreśliło, że na gruncie ustaw o podatkach dochodowych kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów danego podatnika. Jednocześnie wydatki te nie mogą występować w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych, wymienionych w ustawach podatkowych. Stosowne wydatki muszę być też odpowiednio udokumentowane.
W związku z powyższym Ministerstwo stoi na stanowisku, że w przypadku, gdy poniesiony przez przedsiębiorcę wydatek z tytułu zapłaconej kaucji, która z określonych powodów nie może zostać zwrócona podatnikowi, spełnia warunki dla uznania jej za koszt podatkowy w rozumieniu ustaw o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz od osób prawnych, to wówczas może być uwzględniony w kosztach uzyskania przychodów.
Jednocześnie prawidłowa ocena możliwości kwalifikacji tego typu wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest możliwa wyłącznie po ustaleniu wszystkich okoliczności faktycznych towarzyszących indywidualnej sprawie. Dopiero po dokonaniu takiej oceny można również, w warunkach konkretnej sprawy, rozpatrywać ewentualną datę poniesienia omawianych wydatków.
Podsumowanie
Jak wynika z wyjaśnień Ministerstwa, uznanie kaucji za wydatek niestanowiący kosztów podatkowych nie jest bezwzględne. Wiele zależy od indywidualnej sytuacji podatnika – m.in. tego, czy kaucja ma dla niego charakter zwrotny, czy może utraciła ona taki charakter w związku z wydarzeniami niezależnymi od przedsiębiorcy.
informacja Ministerstwa Finansów przekazywana do mediów na zapytania dziennikarzy z 28 kwietnia 2026 r., ID 689061
