Przy doborze kontrahentów trzeba wykazać się należytą starannością

Należyta staranność w VAT to wskazanie najważniejszych okoliczności, które będą brać pod uwagę urzędnicy skarbowi w ocenie działalności przedsiębiorców przy rozliczeniach VAT. Różnią się one w zależności od tego, czy chodzi o podjęcie współpracy z nowym kontrahentem, kontynuację z dotychczasowym, a także w razie płatności przy wykorzystaniu mechanizmu podzielonej płatności (MPP).

Przedsiębiorca jest zobowiązany dochować należytej staranności przy rozpoczęciu współpracy z kontrahentem, tj.:

• zawarciu transakcji z podmiotem, z którym wcześniej nie zawierał transakcji handlowych dotyczących towarów, oraz
• zawarciu transakcji z podmiotem, z którym zawierał je już wcześniej, ale nowe transakcje dotyczą towarów nieobjętych dotychczas branżą lub profilem działalności kontrahenta i których przedsiębiorca dotychczas od niego nie kupował.

Ocena należytej staranności w przypadku nowego kontrahenta

     Wskazówka! Na Białej liście znajdziemy informację, czy kontrahent:

• zarejestrowany jako podatnik VAT czynny albo zwolniony, czy został przywrócony do rejestru VAT,
• został wykreślony jako podatnik VAT lub nie został zarejestrowany,

3. potwierdzić, czy kontrahent posiada wymagane koncesje i zezwolenia dotyczące towarów, które są przedmiotem planowanych transakcji,
4. potwierdzić, że osoby zawierające umowę/dokonujące transakcji posiadają umocowania do działania w imieniu kontrahenta (na podstawie danych z KRS lub CEIDG),
5. zwrócić uwagę na wszelkie okoliczności transakcyjne (lista nie ma charakteru zamkniętego), należy sprawdzić np.:

•    czy cena towaru oferowanego podatnikowi przez kontrahenta znacząco odbiega od ceny rynkowej bez ekonomicznego uzasadnienia,
•      czy podatnik nabył od kontrahenta towary, które należą do innej branży niż ta, w której działa kontrahent i których dotychczas podatnik od niego nie nabywał, jeżeli zmiana profilu działalności kontrahenta nie ma uzasadnienia ekonomicznego,
•    czy kontrahent posiada siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej pod adresem, pod którym brak jest oznak prowadzenia działalności gospodarczej,
• czy transakcja została zawarta na warunkach znacznie odbiegających od tych, które uznawane są w danej branży za gwarantujące bezpieczeństwo obrotu,
• jakim, kontrahent będący spółką kapitałową, dysponuje kapitałem zakładowym (współmierność w stosunku do okoliczności transakcji),
• czy kontrahent posiada zaplecze organizacyjno-techniczne odpowiednie do rodzaju i skali prowadzonej działalności gospodarczej.