Już niedługo obowiązkowy Krajowy System e-Faktur obejmie większość podatników – tych, którzy mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski – i zobliguje ich zarówno do wystawiania, jak i odbierania faktur VAT za pośrednictwem systemu. Dlaczego większość? Bowiem ustawa o VAT przewiduje wyłączenie obowiązku wystawiania faktur za pomocą KSeF w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej.
Istnieją dwie podstawowe kategorie zwolnień z podatku od towarów i usług – zwolnienie podmiotowe (z uwagi na wartość sprzedaży) oraz zwolnienie przedmiotowe (z uwagi na wykonywane czynności). Ważne jest, że podatnicy zwolnieni z VAT nie są zobowiązani do dokonania rejestracji na potrzeby podatku od towarów i usług (jako właśnie podatnicy zwolnieni).
Podatnicy VAT zwolnieni – wystawianie faktur
Co prawda przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur przewidują tylko jedno wyłączenie z obowiązku wystawiania faktur w systemie w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej przedmiotowo – dotyczy to usług finansowych. Jednak nie oznacza to automatycznie, że na podatnikach zwolnionych z VAT, których nie obejmuje wskazane wyłączenie, ciąży obowiązek wystawiania faktur przy pomocy systemu – faktur ustrukturyzowanych.
Każdy z podatników korzystających ze zwolnienia z podatku od towarów i usług będzie miał prawo zdecydować, czy wykonywane przez siebie usługi bądź dostawę towarów będzie dokumentował fakturami, czy też nie. Jeśli podatnik zwolniony nie zdecyduje się na wystawianie faktur, to w stosunku do niego nie powstanie obowiązek korzystania z KSeF.
Ważne! Jeśli nabywca zgłosi podatnikowi zwolnionemu z VAT żądanie wystawienia faktury, podatnik ma obowiązek jej wystawienia, pod warunkiem że nabywca zgłosi żądanie w ciągu 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Warto wspomnieć, że w przypadku, gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, i nabywca zgłosi żądanie wystawienia faktury w ustawowym terminie 3 miesięcy, na sprzedawcy nie będzie ciążył obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Będzie miał on prawo wystawić fakturę w formie papierowej lub elektronicznej i w sposób uzgodniony z nabywcą mu ją przekazać.
Podatnicy VAT zwolnieni – co z odbiorem faktur?
Co do zasady podatnicy zwolnieni z VAT powinni odbierać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur – pod warunkiem, że posiadają numer NIP. Mają oni bowiem możliwość korzystania z systemu. W takiej zaś sytuacji sprzedawca powinien udostępnić nabywcy fakturę w KSeF, ma on bowiem fizyczną możliwość zalogowania do systemu i pobrania jej.
Może zdarzyć się sytuacja, gdy podatnik zwolniony z VAT nie posiada numeru NIP. Wówczas nie ma on dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur (nie jest też zobowiązany do wystawienia faktur w KSeF). W związku z tym wystawca faktury jest zobowiązany do udostępnienia tej faktury poza systemem. Taką fakturę trzeba oznaczyć kodem QR, który umożliwi nie tylko dostęp do faktury w KSeF, ale także identyfikację wystawcy oraz weryfikację danych znajdujących się na fakturze.
Ważne! W okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. mikroprzedsiębiorcy zwolnieni z VAT mogą korzystać z czasowego zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF, jeśli łączna wartość sprzedaży w danym miesiącu udokumentowana tymi fakturami nie jest większa niż 10 000 zł.
Przekroczenie tego limitu oznacza obowiązek wystawiania faktur w KSeF.
Podstawa prawna:
