| Faktura pro forma funkcjonuje w obrocie gospodarczym jako dokument ofertowy, umożliwiający potwierdzenie warunków przyszłej transakcji. Z uwagi na formę często zbliżoną do faktury VAT wiele podmiotów traktuje ją – błędnie – jako dokument tożsamy z fakturą. Problem szczególnie uwidacznia się w kontekście płatności dokonywanych w mechanizmie MPP.
W odniesieniu do każdej dostawy dotyczącej towarów/usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, której łączna wartość brutto przekracza 15 000 zł (lub równowartość tej kwoty, gdy należność wyrażona jest w walucie obcej), podatnicy powinni stosować mechanizm podzielonej płatności. Obowiązek zapłaty w MPP nie jest uzależniony od tego, czy faktura została oznaczona adnotacją.
Ważne! Nabywca ma obowiązek dokonać płatności w MPP bez względu na to, czy sprzedawca zamieścił na fakturze oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności”.
O powstaniu obowiązku stosowania MPP w przypadku płatności zaliczek decydują zasady ogólne – a więc wartość zamówienia brutto oraz przedmiot transakcji (towary lub usługi z załącznika nr 15).
Ważne! Jeśli płatność nie została dokonana w MPP, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć dodatkowe zobowiązanie w wysokości 30% VAT z faktury.
Gdy towar/usługa jest z kategorii „wrażliwych”, nabywca może ponosić odpowiedzialność solidarną za VAT sprzedawcy, jeżeli dokonał zapłaty poza MPP.
Płatność w MPP = ochrona podatnika Dotychczas stanowisko organów podatkowych w zakresie pro formy i MPP było jednolite: pro forma nie jest fakturą, nie wywołuje skutków podatkowych, a dokonanie płatności w MPP na podstawie takiego dokumentu nie zapewniało nabywcy żadnej ochrony. Przełomowe – i korzystne – stanowisko pojawiło się w interpretacji indywidualnej dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 lipca 2025 r. (znak: 0114-KDIP1-1.4012.458.2025.1.MM), która wprowadziła nowe spojrzenie na praktyczne znaczenie MPP stosowanego do pro formy.
Status prawny faktury pro forma Pro forma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Nie dokumentuje:
Nie rodzi więc prawa do odliczenia podatku naliczonego, nie wskazuje na wysokość podatku należnego i nie stanowi podstawy do ujęcia w JPK_VAT ani w księgach. Pro forma ma wyłącznie charakter informacyjny lub ofertowy. Wystawienie dokumentu nazwanego pro formą – nawet zawierającego elementy faktury VAT – nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dostawę towaru, wykonanie usługi lub otrzymanie części należności. Co za tym idzie, dotychczas przyjmowano, że skoro pro forma nie jest fakturą, to płatność w MPP:
W przeywołanej interpretacji dyrektor KIS podkreślił, że gdy wnioskodawca otrzymuje „fakturę proforma”, która zawiera usługi bądź towary wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, to ma obowiązek zapłaty zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów i usług metodą podzielonej płatności. Tym samym zastosowanie mechanizmu MPP przy uregulowaniu należności wynikającej z pro formy może zapewniać nabywcy ochronę przewidzianą w art. 108a ustawy o VAT, w tym ochronę przed sankcjami. Podkreślając:
To stanowisko odchodzi od formalizmu i opiera się na celowościowej wykładni przepisów.
Ta interpretacja ma duże znaczenie, ponieważ:
Jednocześnie należy podkreślić, że ta interpretacja nie zmienia literalnego brzmienia przepisów. Nadal MPP jest konstrukcją dotyczącą faktur. To oznacza, że:
Przedmiotowa interpretacja zmodyfikowała jednak dotychczasowe podejście, otwierając podatnikom możliwość argumentowania, że samo zastosowanie MPP – niezależnie od nazwy dokumentu – realizuje cel ustawy i może dawać ochronę. Stanowisko to nie ma charakteru ogólnego, ale wyraźnie wzmacnia pozycję podatnika.
Relacja: pro forma – zaliczka – faktura zaliczkowa Faktura zaliczkowa powinna być wystawiona w przypadku otrzymania przedpłaty, zaliczki, zadatku czy raty. Pro forma nie zastępuje faktury zaliczkowej. Płatność wykonana na podstawie pro formy wymusza na sprzedawcy późniejsze wystawienie faktury zaliczkowej.
Podstawa prawna: |
Opłacenie faktury pro forma w MPP daje podatnikowi ochronę
