Pracodawca, który wypłaca pracownikom dojeżdżającym do pracy dodatek na paliwo, musi go uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne tych osób.
Tak wynika m.in. z indywidualnej interpretacji, jaką ZUS wydał 26 stycznia 2021 r. (znak: DI/100000/43/994/2020).
W stanie faktycznym powstał problem, czy dodatek paliwowy wypłacany pracownikom (według schematu: stawka x liczba km) będzie wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Pracodawca dokonywał częściowego zwrotu pracownikom kosztów dojazdu własnym samochodem do pracy poprzez wypłatę z tego tytułu wspomnianego dodatku.
Podstawa składek: przychód z wyjątkami
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi co do zasady każdy przychód z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wyłączone są z niej tylko na zasadzie wyjątku:
- przychody wymienione w § 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
- wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłki z ubezpieczeń społecznych.
Wyłączenie korzyści materialnych
W § 2 pkt 26 rozporządzenia składkowego postanowiono, że podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody – korzyści materialne wynikające z:
- układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,
- polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.
W orzecznictwie sądowym akcentuje się, że przepisy ww. § 2 zawierają zamknięty katalog wyłączeń przedmiotowych, tj. rodzajów przychodów ze stosunku pracy, które są zwolnione z oskładkowania. Katalog ten powinien być ściśle interpretowany. Skoro zatem katalog dostępnych w § 2 rozporządzenia wykonawczego wyłączeń należy wykładać ściśle, to trzeba przyjąć, że nie są zwolnione z oskładkowania świadczenia w katalogu tym niewymienione (por. postanowienie Sądu Najwyższego z 28 sierpnia 2024 r., sygn. akt III USK 162/23).
Stanowisko ZUS
W ramach analizy ZUS m.in. podkreślił, że składki na ubezpieczenia społeczne nie powinny być naliczane od przychodu pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy stanowiącego korzyść materialną wynikającą z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegającą na umożliwieniu pracownikowi skorzystania z artykułów, przedmiotów lub usług jedynie za częściową odpłatnością. Wskazał jednak, że częściowa odpłatność polega na partycypowaniu przez pracownika w pokryciu kosztów zakupu niektórych artykułów, przedmiotów lub usług. Wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne podlega wówczas różnica pomiędzy ceną nabycia usługi a ponoszoną przez pracownika odpłatnością.
Przepisy rozporządzenia nie obejmują jednak wypłaconych przez pracodawcę kwot w gotówce – choćby ich przeznaczeniem było pokrywanie osobie zatrudnionej poniesionych kosztów dojazdu do i z pracy.
W konsekwencji, zdaniem ZUS, jeżeli pracownik otrzymuje ekwiwalent pieniężny stanowiący zwrot części lub całości kosztów dojazdów do i z pracy, to kwota zwrotu musi być uwzględniona w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Podstawa prawna:
- art. 18 ust. 1-2, art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 350 ze zm.)
- § 1, § 2 pkt 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 316)
