W praktyce przedsiębiorców – także jednoosobowych działalności – często pojawia się pytanie, czy odzież z logo firmy (np. koszulki, bluzy, marynarki), używana podczas konferencji, targów i spotkań branżowych, może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Z interpretacji dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 listopada 2025 r. wynika, że tak – ale pod pewnymi warunkami.
Sprawa dotyczyła programisty prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, ale wnioski płynące z interpretacji mają szersze znaczenie dla wielu branż.
Stan faktyczny przedstawiony w interpretacji
O wydanie interpretacji zwrócił się przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną według skali podatkowej, który świadczy usługi programistyczne na rzecz różnych kontrahentów. Pozyskuje on klientów m.in. podczas targów, konferencji i wydarzeń branżowych. Planuje on:
- kupować odzież o neutralnym wyglądzie,
- trwale oznakować ją nazwą i logo firmy,
- zrobić to poprzez naszywki (przyszyte/przyklejone na zewnętrznej, dobrze widocznej części odzieży),
- wykorzystywać tak oznaczoną odzież wyłącznie w działalności gospodarczej, w kontaktach z potencjalnymi kontrahentami.
Istotne założenia:
- odzież nie ma mieć charakteru reprezentacyjnego – nie chodzi o luksus, prestiż czy okazałość,
- oznakowanie ma służyć identyfikacji przedsiębiorcy i budowaniu rozpoznawalności marki,
- wydatki będą udokumentowane fakturami/rachunkami wystawionymi na przedsiębiorcę.
Podatnik zadał dyrektorowi KIS pytanie, czy wydatki na zakup odzieży oznaczonej trwałym logo oraz wydatki na same naszywki mogą stanowić koszt uzyskania przychodów. Dyrektor KIS odpowiedział: tak – stanowisko podatnika jest prawidłowe.
Ogólne zasady – kiedy wydatek staje się kosztem uzyskania przychodów
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów).
W praktyce oznacza to, że wydatek:
- musi być poniesiony przez podatnika – ostatecznie pokryty z jego majątku,
- musi być definitywny – jego wartość nie może zostać podatnikowi zwrócona,
- musi mieć związek z działalnością gospodarczą – służyć osiąganiu, zabezpieczeniu lub zachowaniu źródła przychodów,
- musi być odpowiednio udokumentowany – faktury, rachunki itp.,
- nie może być kosztem wyłączonym – nie może mieścić się w katalogu z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (np. koszty reprezentacji).
Ważne! To podatnik decyduje, co jest celowe i potrzebne w jego biznesie; ale to na podatniku spoczywa też ciężar dowodu – musi umieć wykazać związek wydatku z przychodem, szczególnie w razie sporu z organem.
Reklama czy reprezentacja – kluczowe rozróżnienie
Od lat w sporach o odzież firmową przewija się problem: czy taki wydatek to reklama, czy już reprezentacja? To rozróżnienie jest kluczowe dla kwalifikacji podatkowej wydatku.
Reprezentacja:
- to działania zmierzające do stworzenia i utrwalenia korzystnego wizerunku firmy,
- chodzi o budowanie prestiżu, okazałości, „efektu wow”,
- klasyczne przykłady: wystawne przyjęcia, drogie restauracje, „luksusowy” wizerunek firmy.
Ważne! Koszty reprezentacji nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
Reklama:
- to działania mające na celu kształtowanie popytu na towary/usługi lub markę,
- zmierza do rozpowszechniania wiedzy o produktach/usługach i zachęcania do ich nabycia,
- obejmuje m.in. eksponowanie logo, nazwy firmy, nazwy produktu w różnych formach.
Wskazówka
Odzież z trwale umieszczonym logo/nazwą firmy:
- może pełnić funkcję reklamową i identyfikacyjną,
- nie musi mieć charakteru reprezentacyjnego, jeśli jej wygląd jest neutralny, a celem jest rozpoznawalność, nie prestiż.
Kiedy odzież z logo może być kosztem
Odzież może być kosztem uzyskania przychodu tylko wtedy, gdy:
1. jest wykorzystywana wyłącznie w działalności gospodarczej:
- np. na targach, konferencjach, spotkaniach branżowych, przy obsłudze klientów,
2. utraci charakter odzieży osobistej:
- dzięki trwałemu, widocznemu i rozpoznawalnemu oznaczeniu (nazwa firmy, logo),
- logo/nazwa są umieszczone na zewnętrznej, dobrze widocznej części odzieży,
- nie chodzi o dyskretny znak „na metce”, lecz realnie dostrzegalne oznaczenie,
3. oznaczenie ma charakter reklamowy i identyfikacyjny:
- logo/nazwa pozwalają jednoznacznie identyfikować przedsiębiorcę,
- zwiększają rozpoznawalność marki wśród potencjalnych kontrahentów,
- pośrednio zachęcają do skorzystania z usług,
4. odzież nie ma charakteru reprezentacyjnego:
- nie służy kreowaniu wizerunku luksusu, ekskluzywności czy prestiżu,
- ma neutralny wygląd,
5. wydatek jest właściwie udokumentowany:
- faktury/rachunki wystawione na przedsiębiorcę,
- obejmuje zakup samej odzieży, naszywek/logo, ewentualnie usługi ich trwałego przyszycia/przyklejenia.
Jeżeli te warunki są spełnione, wydatki na odzież z logo oraz na naszywki mogą stanowić koszty uzyskania przychodu.
Ważne! Nie każdy wydatek, nawet racjonalny z perspektywy podatnika, będzie kosztem podatkowym.
W praktyce zdarzają się próby „opakowania” wydatków o charakterze osobistym jako kosztów firmowych. Typowe sytuacje ryzykowne:
- eleganckie garnitury, markowe buty, sukienki bez trwałego, widocznego logo/nazwy firmy,
- odzież „z delikatnym logiem” używana również na prywatne wyjścia,
- zakupy modnej, luksusowej odzieży, którą realnie każdy może nosić prywatnie, a logo firmy jest pretekstem.
W takich przypadkach organ może stwierdzić, że:
- związek z przychodem jest czysto teoretyczny,
- rzeczywistym celem jest zaspokojenie potrzeb osobistych,
- wydatek nie może być kosztem uzyskania przychodu.
Interpretacja dyrektora KIS z listopada 2025 r. potwierdza korzystne dla przedsiębiorców podejście, że odzież trwale oznaczona nazwą i logo firmy, wykorzystywana wyłącznie w działalności gospodarczej, o neutralnym, niereprezentacyjnym charakterze, może stanowić koszt uzyskania przychodów. Dotyczy to zarówno zakupu odzieży, jak i zakupu naszywek/logo oraz ich trwałego umieszczenia na odzieży. Warunkiem jest utrata przez odzież charakteru osobistego, brak użytku prywatnego, odpowiednie udokumentowanie wydatku i celowości.
Interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 listopada 2025 r., znak: 0115-KDIT3.4011.809.2025.1.AK
Podstawa prawna:
