16-400 Suwałki, ul. Teofila Noniewicza 85c/17 668 848 668 l.saladonis@rach-mistrz.pl

Odzież z logo firmy jako koszt uzyskania przychodu

W praktyce przedsiębiorców – także jednoosobowych działalności – często pojawia się pytanie, czy odzież z logo firmy (np. koszulki, bluzy, marynarki), używana podczas konferencji, targów i spotkań branżowych, może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Z interpretacji dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 listopada 2025 r. wynika, że tak – ale pod pewnymi warunkami. 

 

Sprawa dotyczyła programisty prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, ale wnioski płynące z interpretacji mają szersze znaczenie dla wielu branż.

 

Stan faktyczny przedstawiony w interpretacji 

O wydanie interpretacji zwrócił się przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną według skali podatkowej, który świadczy usługi programistyczne na rzecz różnych kontrahentów. Pozyskuje on klientów m.in. podczas targów, konferencji i wydarzeń branżowych. Planuje on:

  • kupować odzież o neutralnym wyglądzie,
  • trwale oznakować ją nazwą i logo firmy,
  • zrobić to poprzez naszywki (przyszyte/przyklejone na zewnętrznej, dobrze widocznej części odzieży),
  • wykorzystywać tak oznaczoną odzież wyłącznie w działalności gospodarczej, w kontaktach z potencjalnymi kontrahentami.

 

Istotne założenia:

  • odzież nie ma mieć charakteru reprezentacyjnego – nie chodzi o luksus, prestiż czy okazałość,
  • oznakowanie ma służyć identyfikacji przedsiębiorcy i budowaniu rozpoznawalności marki,
  • wydatki będą udokumentowane fakturami/rachunkami wystawionymi na przedsiębiorcę.

 

Podatnik zadał dyrektorowi KIS pytanie, czy wydatki na zakup odzieży oznaczonej trwałym logo oraz wydatki na same naszywki mogą stanowić koszt uzyskania przychodów. Dyrektor KIS odpowiedział: tak – stanowisko podatnika jest prawidłowe.

 

Ogólne zasady – kiedy wydatek staje się kosztem uzyskania przychodów 

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów).

W praktyce oznacza to, że wydatek:

  • musi być poniesiony przez podatnika – ostatecznie pokryty z jego majątku,
  • musi być definitywny – jego wartość nie może zostać podatnikowi zwrócona,
  • musi mieć związek z działalnością gospodarczą – służyć osiąganiu, zabezpieczeniu lub zachowaniu źródła przychodów,
  • musi być odpowiednio udokumentowany – faktury, rachunki itp.,
  • nie może być kosztem wyłączonym – nie może mieścić się w katalogu z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (np. koszty reprezentacji).

 

Ważne! To podatnik decyduje, co jest celowe i potrzebne w jego biznesie; ale to na podatniku spoczywa też ciężar dowodu – musi umieć wykazać związek wydatku z przychodem, szczególnie w razie sporu z organem.

 

Reklama czy reprezentacja – kluczowe rozróżnienie 

Od lat w sporach o odzież firmową przewija się problem: czy taki wydatek to reklama, czy już reprezentacja? To rozróżnienie jest kluczowe dla kwalifikacji podatkowej wydatku.

Reprezentacja: 

  • to działania zmierzające do stworzenia i utrwalenia korzystnego wizerunku firmy,
  • chodzi o budowanie prestiżu, okazałości, „efektu wow”,
  • klasyczne przykłady: wystawne przyjęcia, drogie restauracje, „luksusowy” wizerunek firmy.

 

Ważne! Koszty reprezentacji nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

 

Reklama:

  • to działania mające na celu kształtowanie popytu na towary/usługi lub markę,
  • zmierza do rozpowszechniania wiedzy o produktach/usługach i zachęcania do ich nabycia,
  • obejmuje m.in. eksponowanie logo, nazwy firmy, nazwy produktu w różnych formach.

 

Wskazówka 

Odzież z trwale umieszczonym logo/nazwą firmy:

  • może pełnić funkcję reklamową i identyfikacyjną,
  • nie musi mieć charakteru reprezentacyjnego, jeśli jej wygląd jest neutralny, a celem jest rozpoznawalność, nie prestiż.

 

Kiedy odzież z logo może być kosztem 

Odzież może być kosztem uzyskania przychodu tylko wtedy, gdy:

1. jest wykorzystywana wyłącznie w działalności gospodarczej:

  • np. na targach, konferencjach, spotkaniach branżowych, przy obsłudze klientów,

2. utraci charakter odzieży osobistej:

  • dzięki trwałemu, widocznemu i rozpoznawalnemu oznaczeniu (nazwa firmy, logo),
  • logo/nazwa są umieszczone na zewnętrznej, dobrze widocznej części odzieży,
  • nie chodzi o dyskretny znak „na metce”, lecz realnie dostrzegalne oznaczenie,

3. oznaczenie ma charakter reklamowy i identyfikacyjny:

  • logo/nazwa pozwalają jednoznacznie identyfikować przedsiębiorcę,
  • zwiększają rozpoznawalność marki wśród potencjalnych kontrahentów,
  • pośrednio zachęcają do skorzystania z usług,

4. odzież nie ma charakteru reprezentacyjnego:

  • nie służy kreowaniu wizerunku luksusu, ekskluzywności czy prestiżu,
  • ma neutralny wygląd,

5. wydatek jest właściwie udokumentowany:

  • faktury/rachunki wystawione na przedsiębiorcę,
  • obejmuje zakup samej odzieży, naszywek/logo, ewentualnie usługi ich trwałego przyszycia/przyklejenia.

Jeżeli te warunki są spełnione, wydatki na odzież z logo oraz na naszywki mogą stanowić koszty uzyskania przychodu.

 

Ważne! Nie każdy wydatek, nawet racjonalny z perspektywy podatnika, będzie kosztem podatkowym.

 

W praktyce zdarzają się próby „opakowania” wydatków o charakterze osobistym jako kosztów firmowych. Typowe sytuacje ryzykowne: 

  • eleganckie garnitury, markowe buty, sukienki bez trwałego, widocznego logo/nazwy firmy,
  • odzież „z delikatnym logiem” używana również na prywatne wyjścia,
  • zakupy modnej, luksusowej odzieży, którą realnie każdy może nosić prywatnie, a logo firmy jest pretekstem.

 

W takich przypadkach organ może stwierdzić, że:

  • związek z przychodem jest czysto teoretyczny,
  • rzeczywistym celem jest zaspokojenie potrzeb osobistych,
  • wydatek nie może być kosztem uzyskania przychodu.

 

Interpretacja dyrektora KIS z listopada 2025 r. potwierdza korzystne dla przedsiębiorców podejście, że odzież trwale oznaczona nazwą i logo firmy, wykorzystywana wyłącznie w działalności gospodarczej, o neutralnym, niereprezentacyjnym charakterze, może stanowić koszt uzyskania przychodów. Dotyczy to zarówno zakupu odzieży, jak i zakupu naszywek/logo oraz ich trwałego umieszczenia na odzieży. Warunkiem jest utrata przez odzież charakteru osobistego, brak użytku prywatnego, odpowiednie udokumentowanie wydatku i celowości.

Interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 listopada 2025 r., znak: 0115-KDIT3.4011.809.2025.1.AK

 

Podstawa prawna: