Prezydent podpisał ustawę znoszącą obowiązek przechowywania przez przedsiębiorców dokumentów zgłoszeniowych wysłanych elektronicznie do ZUS. Wejdzie w życie 4 listopada 2025 r. Wreszcie przestanie obowiązywać ten mało racjonalny obowiązek dublujący to, co znajduje się już w systemie.
Zgodnie z art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, płatnik ma obowiązek przechowywać to zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej przez 5 lat.
Dublowanie bez powodu
Ustawa z 12 września 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych uchyla art. 36 ust. 8 ustawy systemowej. Oznacza to zniesienie obowiązku przechowywania zgłoszeń w formie papierowej.
Obecny obowiązek jest postrzegany jako nadmiarowy przez płatników. Trafnie podnoszą, że dokumenty te widnieją w systemie – zarówno po stronie ZUS, jak i płatnika – co sprawia, że nie ma potrzeby dokonywania dodatkowej, osobnej archiwizacji. Mamy bowiem sytuację, w której pomimo wprowadzenia elektronizacji zgłoszeń, zapisania zgłoszenia w systemie, konieczne jest i tak przygotowanie i przechowywanie ich na papierze. Nie tworzy to żadnej dodatkowej pewności realizacji obowiązków przez płatnika, jak również nie zwiększa możliwości kontrolnych.
Także ZUS opiniując projekt nowelizacji wskazywał, że ta zmiana nie wpłynie negatywnie na realizację zadań ZUS.
Ważne! Skutkiem zmiany jest zmniejszenie obowiązków płatników, w tym także kosztów.
Obowiązek wynikający z art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych może nie jest szczególnie obciążający, ale jest kolejnym z często drobnych, lecz łącznie tworzących dodatkowe zobowiązania mające wpływ na czas pracy (ktoś to musi zrobić), jak i koszty (druk, archiwizowanie) po stronie płatników.
Brak przepisów przejściowych
Nowelizacja wejdzie w życie po upływie 14 dni od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, co nastąpiło 20 października br. Nie zawiera przepisów przejściowych, z czego wynika, że znajduje zastosowanie zarówno do zgłoszeń dokonanych od dnia jej wejścia w życie (4 listopada br.), jak i wcześniejszych.
Przykład: Pracodawca zgłasza do ubezpieczeń w ZUS 10 pracowników. Przechowuje w postaci pisemnej wszystkie zgłoszenia z ostatnich 5 lat. Po wejściu w życie nowelizacji i usunięciu ust. 8 z art. 36 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych może zniszczyć wszystkie przechowywane na papierze zgłoszenia. Osoba kontrolująca nie będzie mogła domagać się potwierdzenia wypełnienia obowiązku istniejącego przed dniem wejścia w życie ustawy nowelizującej, gdyż nie będzie istniała podstawa prawna dla takiego żądania.
Podstawa prawna:
