Ustalony w planie urlopów lub indywidualnie z pracownikiem termin urlopu wypoczynkowego może ulec przesunięciu z powodu wystąpienia przyczyny usprawiedliwiającej nieobecność w pracy, jak również powstania szczególnych potrzeb pracodawcy. Przesunięcie może nastąpić także na wniosek pracownika, którym jednak pracodawca nie jest związany. Urlopu, który został przesunięty, pracodawca udziela pracownikowi w terminie z nim uzgodnionym, ale nie później niż do końca września roku następnego.
Przepisy kodeksu pracy przewidują trzy grupy sytuacji, w których nierozpoczęty urlop wypoczynkowy może albo musi zostać przesunięty:
- przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy,
- ważne przyczyny wskazane przez pracownika, które nie stanowią jednak przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy,
- szczególne potrzeby pracodawcy.
Przyczyny usprawiedliwiające nieobecność
Art. 165 k.p. wskazuje przykładowy katalog najczęściej występujących przyczyn nieobecności w pracy skutkujących koniecznością przesunięcia terminu nierozpoczętego urlopu wypoczynkowego (czyli uniemożliwiających rozpoczęcie urlopu). Jest to:
- czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
- odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
- powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienie się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienie się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
- urlop macierzyński (a także ojcowski, rodzicielski, na warunkach urlopu macierzyńskiego).
Ważne! Nie jest to katalog zamknięty. Urlop nierozpoczęty ulega przesunięciu w przypadku każdej sytuacji usprawiedliwiającej nieobecność w pracy.
Przykład: Pracownik miał zaplanowany urlop wypoczynkowy. Dzień przed pierwszym dniem urlopu wpłynęło zwolnienie lekarskie w związku z chorobą dziecka (zasiłek opiekuńczy).
Konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad chorym dzieckiem jest jedną z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy. Sytuacja ta uniemożliwia rozpoczęcie urlopu, więc urlop musi zostać przesunięty.
Wniosek pracownika
W art. 164 § 1 k.p. przewidziana została możliwość przesunięcia terminu urlopu w indywidualnych przypadkach, gdy wystąpią zdarzenia uniemożliwiające wykorzystanie przez pracownika urlopu w przewidzianym terminie.
Ważnymi przyczynami wskazanymi w tym przepisie są okoliczności, które uniemożliwiają pracownikowi wykorzystanie urlopu zgodnie z jego zamierzeniami, które jednak nie są przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy (np. wydarzenie rodzinne uniemożliwiające wyjazd, nieuzyskanie wolnego przez współmałżonka).
Ważne! Pracodawca każdorazowo swobodnie ocenia wagę wskazanej przez pracownika przyczyny i swobodnie podejmuje decyzję odnośnie zgody na przesunięcie terminu urlopu.
W uzasadnieniu wyroku z 27 listopada 1997 r. (I PKN 393/97) Sąd Najwyższy wskazał, że zarzutu nadużycia prawa nie można stawiać pracodawcy odmawiającemu przesunięcia terminu urlopu ze względu na cele sprzeczne z jego wypoczynkową funkcją, chyba że przemawiałby za tym szczególny interes osobisty lub rodzinny pracownika.
Pracodawca powinien każdorazowo ocenić wniosek analizując to, czy wskazane przyczyny są obiektywnie ważne oraz – co nie zostało wprost wyrażone w treści art. 164 § 1 k.p., ale jak najbardziej ma znaczenie – potrzeby zakładu pracy.
Szczególne potrzeby pracodawcy
Możliwość jednostronnego przesunięcia terminu urlopu przez pracodawcę nie jest całkowicie swobodna. Obejmuje tylko te sytuacje, w których z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 2 k.p.), a okoliczności te nie były znane pracodawcy w chwili sporządzania planu urlopów lub ustalenia z pracownikiem terminu urlopu (np. awaria, kontrola skarbowa wymagająca obecności księgowego).
Przykład: Nie można uzasadnić przesunięć ustalonych w planie urlopów terminów urlopów na okres wakacyjny tym, że w tym czasie w związku ze specyfiką działalności firmy corocznie jest zwiększone zapotrzebowanie na pracę.
Przesunięcie terminu urlopu może jednak uzasadnić to, że akurat w okresie ustalonego urlopu nawarstwiło się dużo nieobecności z różnych powodów, na które pracodawca nie ma wpływu (choroby, urlopy związane z rodzicielstwem) i nieobecność kolejnej osoby groziłaby poważnym zakłóceniem działalności.
Wydatki do zwrotu
Przesunięcie terminu urlopu powoduje zmianę planów urlopowych pracowników. Jeżeli pracownicy podjęli już konkretne wydatki dotyczące organizacji urlopu, tj. dokonali przedpłat lub ponieśli inne koszty bezpośrednio związane z zaplanowanym wypoczynkiem, zaś przesunięcie urlopu nastąpiło z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, to pracodawca jest obowiązany zwrócić pracownikowi poczynione wydatki. Jeżeli odszkodowanie jest przewidziane w sytuacji odwołania z urlopu, to tym bardziej dotyczy zaplanowanego urlopu i poniesionych w związku z tym konkretnych wydatków (wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 28 kwietnia 2010 r., I SA/Go 56/10).
Podstawa prawna:
