Rozliczanie się z fiskusem w cyklach kwartalnych może stanowić znaczące ułatwienie dla wielu przedsiębiorców. Przede wszystkim pozwala na lepsze planowanie płynności finansowej, a także ograniczenie biurokracji i kosztów związanych z comiesięcznym raportowaniem. Jednak możliwość kwartalnego rozliczania podatków wiąże się z określonymi kryteriami i limitami. W 2025 roku zarówno w przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), jak i podatku od towarów i usług (VAT), obowiązują konkretne zasady, które warto poznać, zanim podejmie się decyzję o wyborze tej formy rozliczeń.
Status “małego podatnika” warunkiem preferencyjnego rozliczania
Podstawowym kryterium, które determinuje możliwość kwartalnego rozliczania zarówno PIT, jak i VAT, jest status tzw. „małego podatnika”. W rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym oraz ustawy o VAT, małym podatnikiem jest przedsiębiorca, którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą należnego podatku VAT) w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła równowartości 2 000 000 euro.
W 2025 roku, ze względu na kurs euro z 1 października 2024 r. wynoszący 4,2846 zł, limit ten został ustalony na poziomie 8 569 200 zł. Wartość ta jest wspólna dla obu podatków, jednak w praktyce zastosowanie limitu wygląda nieco inaczej dla PIT i VAT. Istotne jest, że limit liczony jest łącznie dla całego roku poprzedzającego rok podatkowy, co oznacza, że nawet jednorazowe przekroczenie wartości sprzedaży wyklucza możliwość wyboru kwartalnego rozliczenia w kolejnym roku.
Rozliczenia kwartalne PIT – dla kogo i na jakich zasadach?
W przypadku PIT, kwartalne opłacanie zaliczek na podatek dochodowy dostępne jest dla osób prowadzących działalność gospodarczą na zasadach ogólnych (skala podatkowa lub podatek liniowy), a także dla podatników ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Należy jednak spełnić określone warunki.
- Dla podatników rozliczających się według skali podatkowej lub podatku liniowego, status małego podatnika (tj. przychody nie wyższe niż 8 569 200 zł w 2024 roku) umożliwia kwartalne rozliczenie zaliczek. Oznacza to, że zamiast 12 płatności rocznie, przedsiębiorca może ograniczyć się do 4, co w praktyce redukuje obciążenia administracyjne. Istotne jest jednak, że kwartalne zaliczki nie oznaczają automatycznie niższego zobowiązania podatkowego – są one wyłącznie zmianą harmonogramu wpłat.
- Dla ryczałtowców sytuacja wygląda nieco inaczej. Tutaj limit uprawniający do rozliczenia kwartalnego jest niższy i wynosi równowartość 200 000 euro, czyli 856 920 zł w 2025 roku. Co ważne, kwota ta odnosi się do osiągniętych przychodów, nie wartości sprzedaży z VAT. Rozliczenia kwartalne w ryczałcie są dostępne także dla nowych przedsiębiorców, pod warunkiem, że nie prowadzili oni działalności gospodarczej w ciągu poprzednich dwóch lat podatkowych.
VAT rozliczany kwartalnie – zaostrzone kryteria
W przypadku podatku od towarów i usług ustawodawca nałożył szereg dodatkowych warunków, które mają na celu ograniczenie kwartalnego rozliczenia wyłącznie do stabilnych i sprawdzonych podmiotów gospodarczych. O ile kryterium limitu przychodów (8 569 000 zł) jest wspólne dla PIT i VAT, to w przypadku VAT dochodzą dodatkowe ograniczenia.
- Po pierwsze, przedsiębiorca musi posiadać status czynnego podatnika VAT przez co najmniej 12 pełnych miesięcy poprzedzających okres rozliczeniowy. Nowi przedsiębiorcy, nawet jeśli spełniają kryterium dochodowe, nie mogą więc skorzystać z kwartalnej deklaracji VAT od razu po rejestracji.
- Po drugie, podatnik nie może w kwartale ani w czterech poprzednich kwartałach dokonywać dostaw towarów wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, obejmującym m.in. stal, złom, urządzenia elektroniczne, paliwa czy usługi budowlane, chyba że łączna wartość tych dostaw bez podatku nie przekroczyła 50 000 zł w żadnym miesiącu.
Ponadto, przedsiębiorca nie może korzystać z uproszczonej procedury importu (tzw. art. 33a ust. 1 ustawy o VAT), ani mieć zaległości w rozliczeniach podatkowych. Warunkiem koniecznym jest także zapewnienie możliwości płatności bezgotówkowej (np. terminal płatniczy) w każdym punkcie, gdzie prowadzona jest działalność.
Przed wyborem tej formy rozliczania warto dokładnie przeanalizować własną sytuację podatkową, skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym oraz na bieżąco monitorować zmiany w przepisach. Właściwe przygotowanie to podstawa, by kwartalne rozliczenia rzeczywiście przyniosły oczekiwane korzyści.
