Gdy przedsiębiorca realizuje podróże związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów te wydatki, które poniósł w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem ustawowo wyłączonych kosztów.
Za podróż służbową osoby prowadzącej działalność gospodarczą (przedsiębiorcy) uznaje się wykonywanie zadania w ramach prowadzonej działalności, poza miejscowością, w której znajduje się siedziba przedsiębiorcy lub stałe miejsce wykonywania działalności.
Diety z tytułu wyjazdów
Koszty uzyskania przychodów stanowi wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą (i osób z nimi współpracujących) w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach.
Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Przedsiębiorca ustala wysokość diety uwzględniając długość czasu trwania podróży służbowej. Tak ustaloną wartość może wliczyć w koszty uzyskania przychodów.
Ważne! Koszty obciąży wartość ustalona według określonych kryteriów, a nie rzeczywiste poniesione koszty dotyczące wyżywienia wynikające z faktury.
Przykład: Przedsiębiorca w ramach działalności gospodarczej przebywał na wyjeździe służbowym 5 maja 2025 r. od godz. 8.30 do godz. 21.00. Podróż trwała 12 godz. 30 min – tj. nie dłużej niż dobę, ale ponad 12 godzin. W związku z tym przedsiębiorcy przysługuje prawo wliczenia w koszty diety w pełnej wysokości 45 zł.
Podstawa wliczenia w koszty
Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dotyczących wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących jest dowód wewnętrzny.
Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane:
- imię i nazwisko,
- cel podróży,
- nazwa miejscowości docelowej,
- liczba godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
- stawka i wartość przysługujących diet.
Noclegi w trakcie podróży służbowej
Koszty noclegów, które przedsiębiorca poniesie w trakcie podróży służbowej, ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w wysokości udokumentowanej fakturami.
Podróż prywatnym autem
Jeżeli przedsiębiorca odbywa podróż służbową prywatnym samochodem osobowym, to wydatki związane z używaniem tego pojazdu w podróży służbowej mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w wysokości 20% wydatków (takich jak paliwo, opłaty za autostrady, parkingi). Limitowanie obejmuje także VAT, który zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług nie podlega odliczeniu.
Przykład: Przedsiębiorca odbył podróż w ramach prowadzonej działalności gospodarczej prywatnym samochodem osobowym. Poniósł w związku z tym koszty zakupu paliwa w kwocie netto: 100 zł, vat: 23 zł, brutto: 123 zł. Przedsiębiorca odliczył 50% kwoty vat, czyli 11,50 zł. Ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów: 111,50 x 20% = 22,30 zł.
Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów ujmują w kosztach uzyskania przychodów 20% wydatków, bezpośrednio na podstawie dowodów dokumentujących ich poniesienie.
Ważne! Jeśli przedsiębiorca porusza się publicznym środkiem transportu (pociągiem, autobusem), nie ma ograniczeń co do rodzaju i klasy środka transportu. Jednak tak jak w przypadku innych kosztów obowiązuje zasada, zgodnie z którą wydatki muszą być racjonalnie uzasadnione.
Przedsiębiorca powinien zachować wszelkie dowody potwierdzające związek podróży z prowadzoną działalnością, np. zebrane podczas podróży zamówienia, faktury zakupowe, oferty kontrahentów.
Ważne! Kosztami uzyskania przychodów nie są wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę w trakcie prywatnych wyjazdów.
Podstawa prawna:
- art. 23 ust. 1 pkt 46, art. 23 ust. 1 pkt 52, art. 23 ust. 5a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 163 ze zm.)
- § 7 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r., poz. 2190)
- § 13 ust. 2 pkt 5, § 13 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2019 r., poz. 2544 ze zm.)
