Spółka dokonująca zwrotu kosztów energii elektrycznej, poniesionych przez pracownika na ładowanie służbowego samochodu elektrycznego w przydomowej stacji ładowania, ma możliwość zaliczenia zwrotu do kosztów uzyskania przychodów. Potwierdza to interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 kwietnia 2025 r. (nr 0114-KDIP2-2.4010.100.2025.2.ASK).
Uzasadnienie spółki
Spółka zamierzająca udostępnić swojemu pracownikowi samochód służbowy o napędzie elektrycznym wystąpiła z wnioskiem o potwierdzenie słuszności swojego stanowiska w zakresie możliwości zakwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów zwrotu kosztów energii elektrycznej, poniesionych przez pracownika na ładowanie służbowego samochodu elektrycznego w przydomowej stacji ładowania.
Spółka zamierzała uregulować kwestie związane z udostępnieniem samochodu pracownikowi poprzez wprowadzenie odpowiedniej dokumentacji w postaci zawartej z pracownikiem umowy przekazania samochodu oraz obowiązującego wszystkich pracowników korzystających ze służbowych aut regulaminu udostępniania i powierzania oraz korzystania z samochodów służbowych. Zgodnie z treścią tych dokumentów podstawowym celem przekazania pracownikowi samochodu miało być umożliwienie mu prawidłowego wykonywania obowiązków służbowych wykonywanych na rzecz spółki. Bez korzystania z samochodu wykonywanie obowiązków byłoby utrudnione ze względu na zakres powierzonych obowiązków, sprawowane funkcje oraz związane z tym wymagania odnośnie dyspozycyjności i mobilności pracownika. Jak wskazała spółka, powyższe działania są niewątpliwie powiązane z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą, która jest ukierunkowana na uzyskiwanie przychodów m.in. z napraw i konserwacji statków i łodzi.
Jednocześnie spółka dopuściła możliwość korzystania przez pracownika z powierzonego mu samochodu także w celach prywatnych na zasadach ściśle określonych w umowie.
Koszty bez prowadzenia ewidencji
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził prawidłowość stanowiska spółki o możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zwrot kosztów energii elektrycznej poniesionych przez pracownika na ładowanie służbowego samochodu elektrycznego w przydomowej stacji ładowania.
Spółka nie zamierzała prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu właściwej dla celów VAT, niezbędnej do ustalenia faktu, że samochody są używane wyłącznie do celów działalności gospodarczej. W związku z wykorzystywaniem samochodu zarówno do celów służbowych, jak i osobistych, wydatki będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów w wysokości 75%.
Ważne! Przy braku ewidencji przebiegu pojazdu do kosztów uzyskania przychodów można wliczyć 75% wydatków.
Kwalifikacja wydatków
Ładowanie służbowego samochodu elektrycznego odbywać się będzie przy udziale oddzielnego punktu poboru energii, który jest dedykowany wyłącznie do ładowania przedmiotowego samochodu służbowego. Punkt poboru energii będzie przypisany do miejsca postojowego pracownika i będzie posiadał licznik energii elektrycznej rejestrujący wyłącznie zużycie prądu na potrzeby ładowania pojazdu. Ponadto do punktu poboru energii zostanie podłączona ładowarka AC, wyposażona w funkcję zdalnego dostępu przez internet oraz system rejestracji zużycia energii elektrycznej na potrzeby ładowania danego samochodu. Ładowarka zostanie zintegrowana z kartą ładowania przypisaną do konkretnego samochodu służbowego, w związku z czym system umożliwi generowanie szczegółowych raportów dotyczących zużycia energii na potrzeby ładowania pojazdu. Kalkulacja i koszt zużytego prądu będzie wynikała z faktury wystawionej na pracownika, którą otrzyma z zakładu energetycznego za cały zużyty prąd. Następnie pracownik zsumuje łączną ilość zużytego prądu do ładowania samochodu w ciągu danego okresu oraz przygotuje zestawienie zgodnie z zawartą umową i przekaże spółce w celu uzyskania zwrotu za ładowanie pojazdu własnym prądem do celów służbowych. Pracownik w pierwszej kolejności ureguluje należności wynikające z faktury, a następnie spółka, na jego wniosek, dokona zwrotu poniesionych przez niego wydatków.
Spółka przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów wzięła pod uwagę ich celowość, potencjalną możliwość przyczynienia się do osiągnięcia przychodów, racjonalność – to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu, ale również brak wykluczenia z kosztów uzyskania przychodów.
Wobec powyższego możliwe będzie zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który – racjonalnie oceniając – mógłby przyczynić się do powstania przychodu.
