Certyfikatem rezydencji w myśl przepisów ustaw o podatkach dochodowych jest zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika. W przypadku dokonywania płatności na rzecz kontrahentów z zagranicy polski podatnik ma obowiązek pobrać podatek u źródła w określonej przepisami stawce. Zastosowanie stawki obniżonej lub możliwość niepobrania podatku przez płatnika zależy od przepisów szczególnych (ustawy o podatku dochodowym lub właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania), m.in. jeśli płatnik jest w stanie udokumentować miejsce siedziby zagranicznego podatnika certyfikatem rezydencji podatkowej. Dokumenty te wydawane są na okres w nich wskazany, jeśli zaś nie posiadają terminu ważności uznaje się, że są ważne 12 miesięcy od dnia wydania.
W związku z wybuchem epidemii COVID-19 weszła w życie ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. W ramach ustawy zostały wprowadzone zmiany w zakresie posługiwania się przez płatników certyfikatami rezydencji. I tak, zgodnie z art. 31ya ustawy w przypadku certyfikatu rezydencji niezawierającego okresu jego ważności, w odniesieniu do którego okres kolejnych dwunastu miesięcy określony w przepisach ustaw o podatkach dochodowych upływa w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres obowiązywania tych stanów oraz przez okres 2 miesięcy po ich odwołaniu.
Ustęp 3 wskazanego artykułu natomiast stanowi, że w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19, a także w okresie 2 kolejnych miesięcy po ich odwołaniu, określony w przepisach ustaw o podatkach dochodowych (PIT i CIT) warunek uzyskania przez płatnika certyfikatu rezydencji od podatnika uważa się za spełniony także w przypadku, gdy płatnik posiada certyfikat rezydencji tego podatnika obejmujący 2019 lub 2020 rok oraz oświadczenie podatnika co do aktualności danych w nim zawartych. Co ważne, wskazana preferencja nie dotyczyła certyfikatów obejmujących rok 2021 oraz 2022.
Jeszcze jedną zmianą, którą wprowadziła ustawa z 2 marca 2020 r. była możliwość posługiwania się w trakcie trwania stanu epidemii i zagrożenia epidemicznego kopią certyfikatu rezydencji przez płatnika. Od 1 stycznia 2022 r. jednak tożsamy przepis został wprowadzony do ustaw o podatkach dochodowych, z tą różnicą, że posługiwanie się kopią certyfikatu rezydencji nie jest uzależnione od obowiązywania stanu epidemicznego.
Rozporządzeniem z dnia 14 czerwca 2023 roku w sprawie odwołania na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego Minister Zdrowia z dniem 1 lipca 2023 roku odwołał stan zagrożenia epidemicznego w związku z wirusem COVID-19. W związku z tym powraca obowiązek posiadania aktualnych certyfikatów rezydencji, bowiem dotychczas posiadane dokumenty, uzyskane od kontrahentów zagranicznych podczas trwania epidemii COVID-19 mogły być wykorzystywane do 1 września 2023 roku (2 miesiące od odwołania stanu epidemii i zagrożenia epidemicznego).
Biorąc pod uwagę powyższe, od 2 września 2023 r. konieczne jest stosowanie przepisów ogólnych dotyczących terminów ważności certyfikatów rezydencji – zatem w przypadku, gdy miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku może uwzględniać ten certyfikat jedynie przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania. Certyfikaty wydane ze wskazaniem terminu ważności mogą być wykorzystywane przez ten okres.
Jak już zostało wskazane, posługiwanie się kopią certyfikatu rezydencji, wcześniej zastrzeżone jedynie dla okresu trwania epidemii COVID-19, zostało wprowadzone na stałe do przepisów ustaw podatkowych, zgodnie z którymi miejsce siedziby podatnika może zostać potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.
W związku z powyższymi zmianami spowodowanymi odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego płatnicy powinni zweryfikować posiadane dokumenty uzyskane od podmiotów, na rzecz których wypłacane są należności podlegające opodatkowaniu podatkiem u źródła, i w razie konieczności uzyskać aktualne certyfikaty rezydencji.
Podstawa prawna:
art. 31ya ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2023 r., poz. 1327)
par. 1 rozporządzenia ministra zdrowia z 14 czerwca 2023 r. w sprawie odwołania na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego (Dz.U. poz. 1118)
