Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi przedsiębiorca otrzyma całość lub część zapłaty (w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę), obowiązek podatkowy powstanie w VAT z chwilą jej otrzymania, w odniesieniu do otrzymanej kwoty.
Dokumentowanie wpłat na poczet dostaw i usług
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy lub świadczeniem usług, z wyjątkiem, gdy zapłata dotyczy m. in.:
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- świadczenia usług telekomunikacyjnych,
- świadczenia usług związanych z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków,
- świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
- świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
- świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej,
- świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.
Termin wystawienia faktury zaliczkowej
- nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty,
- nie wcześniej niż 60 dnia przed otrzymaniem całości lub części zapłaty na poczet przyszłej dostawy towaru lub przyszłego wykonania usługi.
Elementy faktury zaliczkowej
Faktura zaliczkowa powinna zawierać:
- datę wystawienia,
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
- otrzymaną kwotę zapłaty,
- kwotę podatku dotyczącego otrzymanej zapłaty,
- dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.
Faktura końcowa
Jeżeli faktura nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Faktura powinna również zawierać numery identyfikujące w Krajowym Systemie e-Faktur faktury wystawione przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, a w przypadku faktur innych niż faktury ustrukturyzowane – numery tych faktur. W przypadku, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery identyfikujące poprzednie faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, a w przypadku faktur innych niż faktury ustrukturyzowane – numery poprzednich faktur.
Uwaga: W przypadku, gdy część płatności została udokumentowana fakturą zaliczkową, fakturę końcową należy wystawić zgodnie z zasadami ogólnymi, czyli nie wcześniej niż 60 dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi i nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Ważne – zaliczka i dostawa w tym samym okresie
Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej, jeżeli całość lub część zapłaty otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał czynności, na poczet których otrzymał płatność. W takiej sytuacji może on wystawić jedną fakturę. Wówczas faktura wystawiona przez podatnika po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi powinna zawierać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi i datę otrzymania zaliczki, jeżeli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.
Takiej możliwości niewystawienia faktury zaliczkowej nie stosuje się w przypadkach, dla których terminy wystawienia faktur określono w sposób szczególny, np. przy usługach budowlanych lub budowlano–montażowych.
Podstawa prawna:
