7 sierpnia 2023 r. prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, która wprowadza obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur przez podatników od 1 lipca 2024 roku. Małe i średnie firmy zwolnione z VAT będą miały obowiązek korzystania z KSeF od 1 stycznia 2025 roku.
Krajowy System e-Faktur jest ogólnopolskim systemem teleinformatycznym, umożliwiającym wystawianie e-faktur. Jego celem jest stworzenie podatnikom możliwości wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych, które są jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych oraz dostępnych już faktur elektronicznych.
Krajowy System e-Faktur funkcjonuje od 1 stycznia 2022 r. – od tego dnia podatnicy mogą dobrowolnie z niego korzystać. Ministerstwo Finansów podkreśla, że wdrożenie systemu uprości fakturowanie, usprawniając jednocześnie obieg dokumentów. Dzięki jednolitemu standardowi e-faktury dokumentowanie transakcji będzie prostsze oraz bardziej zautomatyzowane, co powinno wpłynąć na obniżenie kosztów przez podatników oraz przyspieszenie całego procesu fakturowania.
Główne założenia ustawy
Do głównych założeń ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF zalicza się przede wszystkim:
- obowiązkowe korzystanie z systemu przez podatników od 1 lipca 2024 r. przy jednoczesnym odroczeniu tego terminu dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT do 1 stycznia 2025 r.,
- faktury konsumenckie oraz bilety spełniające funkcje faktur (w tym paragony z autostrad) a także faktury wystawiane w procedurach OSS oraz IOSS będą wyłączone z KSeF,
- w przypadku awarii po stronie podatnika przewidziana jest możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza systemem i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu jej w trybie offline,
- sankcje zostały złagodzone w porównaniu z pierwotnymi założeniami, natomiast ich obowiązywanie zostało odroczone do 1 stycznia 2025 r. – tym samym daje to podatnikom czas na zapoznanie się z działaniem systemu oraz dostosowaniem firmy bez ponoszenia konsekwencji z powodu błędów,
- faktury z kas rejestrujących mogą być wystawiane w dotychczasowej formie do końca 2024 roku,
- również do końca 2024 roku paragon fiskalny z NIP będzie uznawany za fakturę uproszczoną.
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko nowe obowiązki dla podatników. Ustawa przewiduje szereg korzyści, w tym podatkowych oraz związanych z ogólnym funkcjonowaniem przedsiębiorstw. Przede wszystkim podatnicy korzystający z KSeF będą mogli uzyskać zwrot podatku od towarów i usług w skróconym terminie 40 dni, zamiast standardowych 60. Ministerstwo Finansów podkreśla, że ta zmiana wpłynie korzystanie na płynność finansową firm – w krótszym czasie będą one dysponować nierzadko wysokimi środkami pieniężnymi, które będą mogły ponownie wrócić do obrotu gospodarczego bądź zainwestowane. Równie istotny dla podatników będzie fakt, że nie będą zmuszeni do wystawiania duplikatów faktur – w KSeF dokumenty będą przechowywane przez 10 lat, w związku z czym kontrahenci w każdym momencie będą mieli dostęp do faktury. Przy tym warto wspomnieć jeszcze o jednej korzyści – podatnicy nie będą obowiązani do ponoszenia kosztów archiwizacji dokumentów, co też wpłynie na poprawę sytuacji finansowej zwłaszcza dużych firm, w przypadku których roczna ilość dokumentów jest nierzadko bardzo znaczna.
Inną korzyścią jest zdjęcie z podatników obowiązku przesyłania na żądanie organów jednolitego pliku kontrolnego dla faktur – organy podatkowe będą miały stały dostęp do wystawianych faktur, w związku z czym nie będzie już konieczności przesyłania JPK_FA. Dodatkowo Ministerstwo podkreśla, że szybsze procesowanie dokumentów to niższe koszty dla podatników. Korzyścią będzie również fakt, że podatnicy na bieżąco będą dysponować informacjami z wystawionych faktur, co ma duży wpływ na zarządzanie firmą.
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF oznacza dla podatników konieczność dostosowania swoich systemów księgowych oraz ogólne przygotowanie organizacyjne. Niejednokrotnie podkreślane jest, by firmy zaczęły korzystać z systemu wcześniej, gdy ewentualne błędy czy pomyłki nie będą jeszcze karane. Chociaż ustawa zakłada odroczenie nakładania kar o pół roku (od 1 stycznia 2025 r.), może okazać się, że ten okres i tak jest niewystarczający do dokładnej analizy funkcjonowania systemu – dlatego warto potestować go wcześniej, gdy brak jest z tego tytułu negatywnych konsekwencji dla podatników.
Podstawa prawna:
- ustawa z 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Przepisy nie zostały jeszcze opublikowane w Dzienniku Ustaw)
