W trakcie wykonywania zadań służbowych pracownicy często korzystają z prywatnych samochodów, a koszty, jakie w związku z tym ponoszą – nie tylko na paliwo, ale również koszty parkingów czy przejazdów płatnymi odcinkami dróg – najczęściej pracodawcy im zwracają. I tu pojawia się wątpliwość – czy taki zwrot powinien stanowić u pracownika przychód ze stosunku pracy? Organy bardzo różnie podchodziły do tematu. W jednej z najnowszych interpretacji dyrektor KIS zajął stanowisko korzystne dla pracowników i pracodawców.
Przedmiotem pytania podatnika do organu podatkowego była wątpliwość w zakresie rozliczania wydatków pracowników na parkingi czy autostrady w ramach ewidencji przebiegu pojazdów (tzw. kilometrówki) oraz w zakresie konieczności doliczania zwróconych kwot do przychodów z tytułu stosunku pracy.
Podatnik we wniosku wskazał, że jego pracownicy w ramach pełnionych obowiązków często odbywają podróże służbowe prywatnymi samochodami. Z pracownikami zawierane są umowy o używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych. W związku z przejazdami po stronie pracowników pojawiają się różnego rodzaju koszty – jak wydatki na paliwo, ubezpieczenie, przeglądy, płyny eksploatacyjne, parkingi czy opłaty za przejazdy autostradami.
Spółka (wnioskodawca) zwraca pracownikom koszty wydatków eksploatacyjnych na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów (tzw. kilometrówki). Wątpliwości pojawiły się w zakresie innych wydatków – takich jak właśnie wydatki na parkingi oraz przejazdy płatnymi odcinkami dróg. Wnioskodawczyni zapytała, czy należy je rozliczać w ramach kilometrówki, a także czy zwrot tego typu opłat stanowi przychód pracowników podlegający opodatkowaniu, czy może jednak zwolniony z PIT?
Zdaniem spółki:
- zwrot wydatków poniesionych na parkingi czy przejazdy autostradami nie powinien być rozliczany w ramach kilometrówki,
- zwrócone wydatki za powyższe nie powinny być doliczane do przychodów opodatkowanych z tytułu stosunku pracy u pracowników.
Zdaniem organu
Organ zgodził się ze spółką w obu kwestiach. Przede wszystkim wskazał na przepisy ustawy o PIT, zgodnie z którymi przychód pracownika jest pojęciem bardzo szerokim, przez co należy rozumieć, że w każdym przypadku, w którym pracownik uzyska realną korzyść, będzie powstawał obowiązek jego zwiększenia. Wyjątkiem są jednak świadczenia określone w katalogu zwolnień przedmiotowych z art. 21 ustawy o PIT. Pracodawca, jako płatnik, ma obowiązek obliczać i pobierać w trakcie roku zaliczki na podatek dochodowy pracownika.
W sprawie pierwszego pytania spółki dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej po analizie przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej stwierdził, że zwrot kosztów takich jak opłaty parkingowe czy opłaty za przejazd autostradami, nie jest wliczany do kosztów przejazdu rozliczanych w ramach kilometrówki. Wynika to wprost z przepisów rozporządzenia, zgodnie z którymi pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.
Ważne! Do innych niezbędnych wydatków związanych z podróżą służbową, określonych lub uznanych przez pracodawcę, zalicza się m.in. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi, postój w strefie płatnego parkowania czy miejsca parkingowe.
Konsekwencją powyższego jest, że zwrot pracownikowi dodatkowych udokumentowanych wydatków (za parkingi czy przejazdy autostradami) poniesionych w czasie trwania podróży służbowej, w związku z wykorzystaniem samochodu prywatnego, stanowi dla pracowników przychód ze stosunku pracy. Będzie on jednak zwolniony z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a, zgodnie z którym zwalnia się z PIT diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych przepisach, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami. Dlatego też spółka jako płatnik nie będzie zobowiązana do obliczenia i pobrania podatku dochodowego od zwróconych pracownikom wydatków.
Nadzieja dla podatników
Chociaż wiadomo, że każda sytuacja jest inna i powinna być rozpatrywana indywidualnie, warto analizować stanowiska organów, by wiedzieć, w którym kierunku zmierzają. W opisanej interpretacji jest to kierunek zdecydowanie pozytywny dla podatników. Niejednokrotnie zdarzało się bowiem, że organy kazały opodatkowywać przychód pracowników z tytułu zwrotu poniesionych wydatków. Powyższa interpretacja pokazuje, że sprawa nie jest tak jednoznaczna i do końca stracona dla podatników.
Podstawa prawna:
