Zmiana formy opodatkowania to decyzja o znaczących konsekwencjach – wpływa nie tylko na sposób naliczania podatku dochodowego, ale także na wysokość składek ZUS, możliwość korzystania z ulg oraz zakres obowiązków ewidencyjnych. Przedsiębiorca, który rozważa przejście na inną formę, powinien uwzględnić zarówno swoją sytuację finansową, jak i charakter prowadzonej działalności. Ten poradnik wyjaśnia najważniejsze aspekty zmiany formy opodatkowania w 2025 roku: obowiązujące terminy, dostępne opcje, ograniczenia oraz skutki wyboru konkretnej formy dla jednoosobowej działalności gospodarczej.
Termin zgłoszenia zmiany formy opodatkowania
Aby skutecznie dokonać zmiany formy opodatkowania na 2025 rok, należy zgłosić ją nie później niż do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód. Wyjątkiem jest grudzień – jeśli pierwszy przychód uzyskano w tym miesiącu, termin zgłoszenia mija 31 grudnia tego samego roku.
Za moment osiągnięcia przychodu uznaje się pierwsze z poniższych zdarzeń:
- wystawienie faktury,
- wykonanie usługi,
- dostawa towaru,
- otrzymanie zapłaty.
Zgłoszenia można dokonać na dwa sposoby:
- poprzez aktualizację danych w CEIDG,
- wysyłając oświadczenie do urzędu skarbowego (osobiście, listownie lub elektronicznie).
Złożenie zmiany po terminie skutkuje brakiem jej skuteczności – przedsiębiorca rozlicza się według dotychczasowej formy.
Dostępne formy opodatkowania
W 2025 roku osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mają do wyboru trzy formy opodatkowania:
- Skala podatkowa – 12% dla dochodów do 120.000 zł, 32% powyżej tej kwoty, z kwotą wolną 30.000 zł,
- Podatek liniowy – 19% niezależnie od poziomu dochodu,
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – stawki od 2% do 17%, zależne od rodzaju działalności.
Każda z tych form różni się nie tylko stawkami, ale także możliwością odliczania kosztów, zasadami ustalania składki zdrowotnej oraz dostępnością ulg podatkowych.
Kiedy można, a kiedy nie można wybrać danej formy
Wybór formy opodatkowania należy dostosować do rodzaju działalności i planowanych parametrów finansowych. Warto uwzględnić:
- możliwość odliczenia kosztów (dostępna w skali i liniówce),
- sposób naliczania składki zdrowotnej,
- dostęp do ulg i wspólnego rozliczenia z małżonkiem,
- planowane przychody i poziom kosztów,
- prawo do stosowania ulgi IP Box (niedostępna przy ryczałcie).
Obowiązują także ograniczenia:
- Podatek liniowy jest niedostępny w roku podatkowym, w którym przedsiębiorca wykonuje na rzecz byłego pracodawcy czynności tożsame z tymi, które realizował na etacie.
- Ryczałt jest niedostępny przez dwa lata od zakończenia stosunku pracy, jeśli usługi świadczone na działalności gospodarczej są tożsame z wykonywanymi wcześniej na umowie o pracę.
Ryczałt a VAT
Wybór ryczałtu jako formy opodatkowania w podatku dochodowym (PIT) nie wyklucza możliwości rozliczania się jako czynny podatnik VAT. Przedsiębiorca, który zdecydował się na ryczałt, może odliczać podatek VAT od zakupów, o ile prowadzi działalność opodatkowaną VAT i spełnia pozostałe ustawowe warunki. Oznacza to, że wybór ryczałtu dotyczy jedynie podatku dochodowego, natomiast kwestia podatku od towarów i usług funkcjonuje niezależnie.
Należy jednak pamiętać, że prawo do odliczenia VAT przysługuje tylko wtedy, gdy nabywane towary i usługi służą działalności opodatkowanej. Jeśli przedsiębiorca prowadzi również działalność zwolnioną z VAT, będzie zobowiązany do stosowania proporcji przy odliczeniach lub do rezygnacji z prawa do odliczeń w całości. To istotna kwestia, którą warto rozważyć przy planowaniu budżetu firmy.
Wybór formy – na co zwrócić uwagę
Optymalna forma opodatkowania zależy od wielu czynników. Warto rozważyć:
- wysokość przychodów i kosztów,
- prawo do ulg i ich realne wykorzystanie,
- typ świadczonych usług,
- powiązania z byłym pracodawcą,
- zasady naliczania i opłacania składek,
- plany rozwoju działalności.
Przedsiębiorcy mogą przygotować symulacje podatkowe dla każdej z dostępnych form. Takie zestawienie powinno uwzględniać całoroczne obciążenia: podatki, składki ZUS i zdrowotne, dostępność ulg oraz możliwość wspólnego rozliczenia. Zachowanie formalności w wymaganym czasie to warunek skuteczności całej procedury.
