Wykonując obowiązki służbowe pracownicy często ponoszą „z własnej kieszeni” wydatki z tym związane – później takie wydatki są zwracane im przez pracodawcę lub z wykorzystaniem środków pracodawcy, np. za pomocą udostępnionych kart płatniczych. Zdarza się, że pracodawcy mają wątpliwości, czy tego rodzaju wydatki, zwłaszcza udokumentowane paragonami czy fakturami wystawionymi imiennie na pracowników, mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Tego typu problem rozstrzygał niedawno dyrektor KIS w indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego.Wątpliwości pracodawcyZ wnioskiem o interpretację indywidualną wystąpiła spółka zajmująca się m.in. resourcingiem oraz czynnościami organizacyjnymi i operacyjnymi na rzecz podmiotów działających w tym samym sektorze. Wskazała, że ze względu na charakter realizowanych czynności, obok wydatków planowanych i typowych dla podróży służbowych odbywanych przez pracowników, zdarzają się wydatki nieplanowane, doraźne, ale niezbędne dla zachowania ciągłości jej prac. Pracownicy, ponosząc wydatki związane z wykonywaniem swoich obowiązków służbowych, płacą za nie z prywatnych pieniędzy (z późniejszym rozliczeniem) albo ze środków spółki, przy wykorzystaniu firmowych kart płatniczych. Spółka stosuje wewnętrzną politykę rozliczania wydatków służbowych, w oparciu o ustalony proces dokumentowania i ewidencjonowania wydatków ponoszonych przez pracowników – sporządzają oni takie rozliczenie w dedykowanym do tego systemie poprzez m.in. skanowanie paragonów i innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków. Ponadto pracodawca dopuszcza w wyjątkowych sytuacjach złożenie oświadczenia przez pracownika o poniesionych wydatkach – zwłaszcza gdy pomimo dochowania należytej staranności pracownik nie pozyskał dokumentu zakupu, zgubił go lub dowód ten uległ zniszczeniu przed jego utrwaleniem w systemie. Oświadczenie takie jest dołączane do raportu wydatków w systemie. Na podstawie takiego raportu pracownikowi są zwracane poniesione koszty związane z wykonywaniem obowiązków służbowych. PytanieSpółka zapytała fiskusa, czy przysługuje jej prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z wykonywaniem przez pracowników obowiązków służbowych rozliczanych w powyżej opisany sposób, w szczególności w sytuacji, gdy poniesienie wydatku potwierdzają zdjęcia bądź skany dokumentów wystawionych na pracownika bądź w ogóle niewskazujących danych nabywcy albo gdy w ogóle brak jest dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku (potwierdzenie płatności lub w ogóle jego brak, jedynie oświadczenie pracownika w przypadku płatności gotówkowej)? Dyrektor KIS pozytywnie dla spółkiDyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził w wydanej interpretacji prawo spółki do zaliczenia wskazanych wydatków do kosztów uzyskania przychodu, tym samym przyznając jej rację. Organ wskazał przede wszystkim, że aby wydatek stanowił koszty uzyskania przychodu, musi spełniać poniższe warunki:
Przepisy ustawy o rachunkowości ustalają ponadto zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione w ustawie elementy. Dowód księgowy spełniający powyższe warunki jest również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Dowodami księgowymi są również dowody wewnętrzne, sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów ustawy o rachunkowości. Organ podsumował, że skoro zwracane pracownikom wydatki spełniają przesłanki wynikające z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i nie stanowią wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe, a także będą udokumentowane w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez pracownika raport zgodnie z wewnętrzną polityką spółki, to zasadne jest uznanie, że spółka ma prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych. |
Wydatki pracowników w związku z pełnieniem obowiązków służbowych a koszty uzyskania przychodów u pracodawcy
