Ważny wyrok NSA dla podatników wynajmujących lokale w ramach działalności gospodarczej

Geneza sporu

Spór podatniczki z organem zaczął się od wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych. Wnioskodawczyni wskazała, że jest osobą fizyczną będącą polskim rezydentem podatkowym i posiada nieruchomość gruntową zabudową budynkiem magazynowym oraz magazynowo-biurowym. W ramach prowadzonej działalności zawarła z różnymi podmiotami umowy najmu powierzchni budynku, zgodnie z którymi najemcy oprócz czynszu najmu są zobowiązani do pokrywania kosztów mediów (energii, wody, gazu itd.) na podstawie faktycznego zużycia zgodnie z licznikami. Rozliczenie za media następuje na podstawie refaktury wystawianej przez wynajmującą na poszczególnych najemców. Jednocześnie wnioskodawczyni wskazała, że rozlicza się zryczałtowanym podatkiem od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Na podstawie powyższego zapytała dyrektora KIS, czy kwoty objęte refakturami mediów wystawianymi najemcom stanowią przychód podatkowy opodatkowany ryczałtem w działalności?

Jej zdaniem, nie są to przychody podatkowe, bowiem za przychód uznaje się definitywne przysporzenie majątkowe po stronie podatnika, zaś refakturowane koszty mediów nie stanowią takiego przysporzenia, bowiem otrzymane od najemców kwoty wnioskodawczyni jest zobowiązana przekazać dalej – do dostawców tych mediów. Pełni ona zatem jedynie rolę pośrednika w płatnościach, bez jakiejkolwiek korzyści po swojej stronie.

Organ widzi przychód do opodatkowania

Dyrektor KIS uznał stanowisko wnioskodawczyni za nieprawidłowe i stwierdził, że opłaty za media w przypadku ich refakturowania przy najmie opodatkowanym zryczałtowanym podatkiem dochodowym w ramach działalności gospodarczej stanowią przychód z działalności gospodarczej, w związku z czym wnioskodawczyni powinna odprowadzić od tego przychodu ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Zdaniem organu, zarówno wtedy, gdy wydatki z tytułu opłat za media są uwzględnione w kwocie czynszu, jak również w przypadku ich refakturowania odrębnie od czynszu, uzyskany przychód z tego tytułu jest zaliczany do przychodów z najmu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Sprawa przed sądami administracyjnymi

Ponieważ wnioskodawczyni nie zgodziła się z tłumaczeniem fiskusa, wniosła skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego.

WSA rozpoznając sprawę stwierdził, że przychodem z działalności są kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. Przychodem z działalności są również przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy oraz innych umów o podobnym charakterze, składników majątku związanych z działalnością gospodarczą. Jednakże zdaniem sądu, nie można mówić o powstaniu przychodu, jeżeli kwota należna nie ma charakteru definitywnego przysporzenia. Istotą przychodu podatkowego jest bowiem realny, trwały i definitywny charakter przysporzenia majątkowego, tj. taki, w którym ostatecznie powiększone zostają aktywa podatnika.

Sąd po analizie przepisów oraz sprawy podatniczki stwierdził, że okolicznością bezsporną pozostaje, że pobrany przez nią czynsz z tytułu umowy najmu stanowi dla niej przychód z prowadzonej działalności gospodarczej, bowiem czynsz ten jest przysporzeniem realnym, definitywnym i ostatecznym. Natomiast za takie przysporzenie w żadnym wypadku nie można uznać zwrotu przez najemców kwot z tytułu poniesionych przez podatniczkę wydatków za zużyte przez najemców media. Tym samym sąd uchylił zaskarżoną interpretację.

Tego samego zdania był Naczelny Sąd Administracyjny. Zwrócił uwagę na fakt, że podatniczka refakturowała koszty mediów na najemców bez marży. W związku z tym nie może być mowy o definitywnym przysporzeniu po jej stronie. Sąd wyjaśnił, że przychodem z działalności gospodarczej z pewnością jest otrzymywany czynsz, jednak zwrot kosztów poniesionych przez wynajmującą na media, które są zużywane przez najemców, nie jest przysporzeniem definitywnym i ostatecznym, dlatego nie stanowi przychodu z działalności gospodarczej, który powinna opodatkować ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Podsumowanie

Wyrok NSA zdecydowanie zmienia dotychczasowe podejście do opodatkowania kosztów mediów, które wynajmujący refakturują na najemców. Podatnicy, którzy w ramach prowadzonej działalności wynajmują nieruchomości mają w ręku bardzo poważny argument przemawiający za tym, że tego typu zwrotu od najemców nie muszą – wbrew dotychczasowej praktyce – opodatkowywać.

wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 27 stycznia 2026 r., sygn. akt II FSK 559/23