W jaki sposób przekazać kontrahentowi fakturę w przypadku awarii KSeF? Dyrektor KIS wyjaśnia

Awaria KSeF

Z pytaniem do organu zwróciła się spółka, która jest polskim podatnikiem VAT. Z dniem 1 lutego br. została ona objęta obowiązkiem wystawiania i doręczania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. W związku z tym pojawiła się wątpliwość w przedmiocie prawidłowej formy doręczania faktur wystawianych w przypadku wystąpienia awarii KSeF, tj. w tzw. trybie awaryjnym, o którym mowa w przepisach ustawy o VAT.

Spółka zapytała we wniosku, czy w przypadku wystąpienia awarii KSeF, w celu doręczenia faktury nabywcy, zgodnie z zapisami art. 106nf ustawy o VAT może dokonać przesłania faktury wystawionej w postaci elektronicznej (zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie przepisów):

1. w formie papierowej – w postaci wydruku wizualizacji faktury wystawionej w postaci elektronicznej, opatrzonego kodami QR lub
2. w formie elektronicznej – w postaci pliku PDF wizualizacji faktury wystawionej w postaci elektronicznej, opatrzonego kodami QR i doręczonej nabywcy za pośrednictwem poczty elektronicznej

– w zależności od dokonanego z nabywcą uzgodnienia w zakresie trybu doręczania faktur.

Zdaniem wnioskodawczyni, w przypadku awarii Krajowego Systemu e-Faktur prawidłowym sposobem postępowania jest doręczenie kontrahentowi faktury w sposób z nim uzgodniony, co oznacza, że faktura może być przesłana do nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej – w zależności od uzgodnienia pomiędzy spółką a nabywcą. Jest to uzasadnione tym, że obowiązujące przepisy prawa nie preferują żądnej z wyżej wymienionych dwóch form doręczenia.

Dyrektor KIS potwierdza – to strony decydują o sposobie doręczenia

Organ stwierdził, że zgodnie z przepisami w czasie występowania awarii systemu KSeF podatnik zobowiązany do wystawiania faktur w tym systemie powinien:

• wystawić fakturę w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem, o którym mowa w art. 106gb ust. 8 ustawy,
• udostępnić wystawioną fakturę nabywcy w sposób z nim uzgodniony – art. 106nf ust. 2 ustawy,
• faktura powinna zawierać kody umożliwiające:

• dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur,
• weryfikację danych zawartych na tej fakturze,
• zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury,

• po zakończeniu awarii w ciągu 7 dni powinien przesłać wyżej wskazaną fakturę do KSeF w celu przydzielenia jej numeru identyfikacyjnego przez system.

Jednocześnie dyrektor KIS wskazał, że przepisy ustawy o VAT (w szczególności art. 106nf ust. 2 ustawy) nie wskazują konkretnego sposobu przekazania faktury wystawionej w trybie awarii KSeF. Należy zatem uznać, że zarówno przekazanie takiej faktury w sposób papierowy czy też elektroniczny będzie poprawne. Wybór sposobu będzie uzależniony od ustaleń pomiędzy podatnikami. Istotne jest, aby faktura taka była wystawiona w sposób zgodny z przepisami.

Tym samym, organ uznał, że w przypadku wystąpienia awarii KSeF, o której mowa w przepisach ustawy o VAT, prawidłowym sposobem będzie doręczenie kontrahentowi faktury (wystawionej na zasadach określonych w art. 106nf ustawy o VAT) w sposób z nim uzgodniony, czyli:

1. w formie papierowej – w postaci wydruku wizualizacji faktury wystawionej w postaci elektronicznej, opatrzonego kodami QR;
2. w formie elektronicznej – w postaci pliku PDF wizualizacji faktury wystawionej w postaci elektronicznej opatrzonego kodami QR i doręczonej nabywcy – za pośrednictwem poczty elektronicznej (lub dedykowanej platformy internetowej),

co oznacza, że faktura może być przesłana do nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej – w zależności od uzgodnień pomiędzy spółką a nabywcą.

Podsumowanie

Jak wynika z powyższej interpretacji, w przypadku wystawiania faktury poza KSeF w sytuacji awarii systemu, podatnik nie jest zobligowany do jakiegoś konkretnego sposobu przekazania dokumentu kontrahentowi. To od uzgodnień między nim a kontrahentem zależy, w jaki sposób faktura zostanie przekazana poza KSeF – może być przekazana w dowolny sposób, najważniejsza jest kwestia uzgodnienia.

interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 6 sierpnia 2026 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.406.2026.1.KG