Wielu pracodawców ma wątpliwości, czy w razie nieobecności usprawiedliwionej lub urlopu wypoczynkowego w dniu wyznaczonym jako dzień wolny w zamian za święto konieczne jest wyznaczenie temu pracownikowi wolnego w innym terminie. Często pracownicy nieobecni tego dnia wskazują, że – w ich odczuciu – byliby pokrzywdzeni bez przyznania im innego dnia. Takie podejście jest jednak całkowicie nietrafne. Wyznaczony dzień wolny należy potraktować tak samo jak wolne z innego tytułu (niedziela, święto itd.) przypadające w okresie usprawiedliwionej nieobecności.
Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się:
1) mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
2) dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku, a następnie
3) odliczając od otrzymanego wyniku po 8 godzin za każde święto będące dniem wolnym od pracy przypadające w innym dniu niż niedziela, w tym także przypadające w dniu rozkładowo wolnym od pracy.
Święto 15 sierpnia przypadające w sobotę oznacza dla wielu pracodawców konieczność nie tylko uwzględnienia go w wymiarze czasu pracy, ale także wyznaczenia innego dnia wolnego. Tak będzie np. w każdym przypadku zatrudniania pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy w systemie podstawowym – bez wyznaczenia innego dnia wolnego nie zostałaby zachowana minimalna liczba dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym.
Wyznaczenie dnia wolnego
Wyznaczenie dnia wolnego to obowiązek, a jednocześnie uprawnienie kierownicze pracodawcy. Może wskazać go w tym samym terminie dla wszystkich pracowników, w różnych terminach dla różnych osób (np. w celu zachowania możliwości działania firmy czy instytucji).
Przykład: Pracodawca stosuje miesięczne okresy rozliczeniowe, zatrudnia pracowników w godzinach 8:00-16:00 albo 10:00-18:00 pon. – pt. W związku ze świętem przypadającym 15 sierpnia przekazał do wiadomości pracowników, że przysługuje każdej osobie inny dzień wolny. Termin udzielenia dnia wolnego pracownicy powinni wskazać indywidualnie – jeżeli tego nie zrobią, dzień ten przepadanie.
Pracodawca jak najbardziej może ustalać termin odbioru dnia wolnego za „sobotnie” święto indywidualnie, może również przekazać inicjatywę w tym zakresie pracownikom. Jego rolą jest jednak planowanie pracy w taki sposób, by zrealizowane były stawiane przez przepisy wymogi dotyczące czasu pracy.
Przy takim działaniu powinien zatem wyznaczyć termin, do którego pracownicy występują z wnioskami z zastrzeżeniem nie, że dzień wolny „przepadnie”, jeżeli nie zawnioskują, ale że sam wyznaczy dzień wolny. Działając w sposób wskazany w przykładzie pracodawca naraża się na odpowiedzialność za naruszenie przepisów o czasie pracy, jak również zobligowany będzie do rozliczenia powstałych w związku z nieudzieleniem dna wolnego nadgodzin średniotygodniowych.
Ważne: Dzień wolny nie może zostać udzielony w innym okresie rozliczeniowym niż święto.
Zmiana rozkładu Wyznaczanie dnia wolnego modyfikuje rozkład czasu pracy.Przykład:
Za święto 15 sierpnia pracodawca wyznaczył dla połowy pracowników wolne 14 sierpnia, dla drugiej połowy 17 sierpnia. Tym samym nastąpiła modyfikacja rozkładów czasu pracy. Dni te dla poszczególnych grup pracowników stały się dniami wolnymi ze wszystkimi tego konsekwencjami.
Najwyraźniej widać to odnośnie urlopu wypoczynkowego. Urlopy udzielane są na dni pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym zaplanowanej na dni urlopu liczbie godzin do przepracowania.
Przykład: Za 15 sierpnia dzień wolny został wyznaczony 14 sierpnia. W związku z tym w tym dniu nie jest realizowany urlop zarówno w przypadku pracownika wykorzystującego dłuższe wolne (np. cały sierpień), jak i osoby, która złożyła wniosek urlopowy tylko na jeden (ten) dzień.
Jeżeli np. pracownik ma zgodnie z planem urlopów urlop w okresie 10 – 21 sierpnia (osoba pracująca pon. – pt. po 8 godzin), to zrealizuje w związku z tym 9 dni urlopu (72 godziny), gdyż 14 sierpnia nie będzie „pomniejszał” posiadanego przez pracownika wymiaru urlopu. Nie zmieni to nic w zakresie tego, że okres wolnego, w ramach którego realizowany był urlop obejmuje ponad 14 dni, co jest istotne odnośnie obowiązków z art. 162 k.p. (co najmniej jedna część urlopu powinna obejmować kolejnych 14 dni kalendarzowych), ale również może być istotne odnośnie często stawianego w regulaminach zfśs wymogu 14-dniowego wypoczynku.
Nieobecność usprawiedliwiona Przy innych nieobecnościach, szczególnie chorobowych, ale również np. związanych z urlopami dla rodziców wyznaczony dzień wolny jest jak najbardziej nadal „skuteczny”. Nie ma żadnych podstaw do domagania się wyznaczenia innego dnia, gdy pracownik „nie mógł przecież ze względu na chorobę skorzystać z wolnego” (dosyć często wyrażana uwaga przez osoby zatrudnione). To można powiedzieć, że analogiczna sytuacja z niezdolnością do pracy obejmującą rozkładowe dni wolne (niedziele, święta, dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dni wolne harmonogramowo albo dni wolne wyznaczone w grafiku za pracę w niedziele i święta) – nie wyznaczamy ich przecież ponownie w związku z chorobą.Podstawa prawna:
