Ujmowanie przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w 2026 r.

Podstawy dokonywania zapisów przychodów

Zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży dokonywane są na podstawie określonych dokumentów. Przepisy wskazują trzy podstawowe dokumenty stanowiące podstawę zapisów przychodów:

1. wystawione faktury,
2. raporty fiskalne z kas rejestrujących,
3. dowody wewnętrzne lub ewidencja sprzedaży, w przypadku, gdy sprzedaż nie jest dokumentowana fakturami ani raportami fiskalnymi.

Sprzedaż ewidencjonowana na kasie fiskalnej

Odrębne zasady dotyczą sprzedaży rejestrowanej przy użyciu kas fiskalnych. Podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej dokonuje zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.

Jednocześnie przepisy dopuszczają uproszczenie polegające na tym, że podatnik może dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca na podstawie raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych), skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu. W takim przypadku przychód ujmowany jest w księdze jedną zbiorczą kwotą wynikającą z raportu miesięcznego.

W praktyce oznacza to, że sprzedaż detaliczna na rzecz osób fizycznych ewidencjonowana przy użyciu kas fiskalnych może być ujmowana w księdze zbiorczo, bez konieczności wprowadzania każdej pojedynczej transakcji.

Podatnicy nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących sprzedaż uprzednio ujętą w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących. Oznacza to, że jeżeli sprzedaż została wcześniej zarejestrowana na kasie fiskalnej i ujęta w raporcie fiskalnym, wystawienie do niej faktury nie powoduje ponownego wpisu do PKPiR. Celem tego przepisu jest zapobieżenie podwójnemu wykazywaniu przychodów.

Termin dokonywania zapisów w księdze

Zapisy w księdze dokonywane na podstawie faktur oraz raportów fiskalnych powinny zostać wprowadzone najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodów.

Zapisów w księdze na podstawie:

• dowodów wewnętrznych – dokonuje się raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, albo
• zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) – dokonuje się do 20. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu uzyskania tych przychodów, w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca.

Korekty sprzedaży z kas fiskalnych

Korekty danych wynikających z raportów fiskalnych dokonuje się na podstawie:

• odrębnych ewidencji, takich jak ewidencja zwrotów i reklamacji, albo
• dowodu wewnętrznego, w przypadku korekt, które nie są ujmowane w odrębnych ewidencjach.

Dowód wewnętrzny dokumentujący korektę powinien zawierać co najmniej: numer dowodu, datę jego wystawienia, oznaczenie raportu fiskalnego, którego dotyczy korekta, przyczynę korekty oraz kwotę zmniejszenia przychodu. Na jego podstawie zapis w księdze dokonywany jest ze znakiem minus.

Ujmowanie przychodów brutto u podatników ustalających VAT według struktury zakupów (art. 84 ustawy o VAT)

Przepisy dopuszczają szczególny sposób ujmowania sprzedaży w podatkowej księdze przychodów i rozchodów u podatników, którzy ustalają podatek VAT należny w sposób pośredni – z wykorzystaniem struktury zakupów towarów przeznaczonych do dalszej odsprzedaży. Podatnicy mogą wykazywać przychody w księdze oraz w zestawieniu sprzedaży (ewidencji sprzedaży) łącznie z podatkiem od towarów i usług, z tym, że na koniec miesiąca przychód należy pomniejszyć o należny podatek od towarów i usług, tak aby ostatecznie w księdze pozostał przychód w wartości netto. Przepis ma charakter technicznego uproszczenia i ułatwia prowadzenie księgi w sytuacji, gdy podatek VAT należny jest ustalany dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego.

Pozostałe przychody w PKPiR

Oprócz przychodów ze sprzedaży rozporządzenie reguluje również sposób ujmowania tzw. pozostałych przychodów. Zapisy dotyczące takich przychodów dokonywane są na podstawie dokumentów potwierdzających ich uzyskanie.

Do pozostałych przychodów mogą należeć m.in.:

• odszkodowania,
• otrzymane kary umowne,
• wynagrodzenia płatnika,
• odsetki,
• przychody ze sprzedaży składników majątku.

Zapisy w księdze dotyczące tych przychodów powinny być dokonane najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu ich uzyskania.

Wskazówka: W praktyce warto pamiętać, że zgodnie z objaśnieniami do wzoru PKPiR przychody z odpłatnego zbycia składników majątku ujmuje się jako pozostałe przychody.

Podstawa prawna: