Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowe rozporządzenie regulujące prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR). Konstrukcja księgi nie uległa zasadniczej zmianie, ale nowe przepisy w sposób bardziej jednoznaczny niż dotychczas określają zasady dokumentowania kosztów uzyskania przychodów.
Rzetelność i niewadliwość księgi jako punkt wyjścia
Podstawową zasadą prowadzenia PKPiR pozostaje wymóg jej rzetelności i niewadliwości. Księga jest uznawana za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych. Niewadliwość oznacza natomiast prowadzenie księgi zgodnie z przepisami rozporządzenia oraz objaśnieniami do wzoru księgi.
W kontekście dokumentowania kosztów ma to bardzo praktyczne znaczenie. W trakcie kontroli podatkowej organ ocenia bowiem nie tylko istnienie dokumentu, lecz również to, czy faktycznie potwierdza on poniesienie wydatku oraz czy pozwala na identyfikację jego charakteru gospodarczego.
Faktury pozostają nadal podstawowym dowodem kosztowym
Podstawowym dokumentem stanowiącym podstawę zapisów w PKPiR pozostają faktury. Dowody księgowe w tym zakresie obejmują nie tylko „klasyczne” faktury, ale także rachunki, faktury VAT RR oraz dokumenty celne.
W zdecydowanej większości przypadków to właśnie faktura dokumentuje poniesienie kosztu uzyskania przychodu. Faktura pozwala jednoznacznie ustalić strony transakcji, jej przedmiot, wartość oraz datę dokonania zdarzenia gospodarczego.
Rozporządzenie dopuszcza również inne dowody księgowe, o ile zawierają wymagane elementy i pozwalają na jednoznaczne ustalenie przebiegu zdarzenia gospodarczego.
Inne dowody księgowe – jakie warunki muszą spełniać?
Jeżeli koszt nie jest dokumentowany fakturą, dowód księgowy musi zawierać określone elementy pozwalające na identyfikację zdarzenia.
Dokument taki powinien w szczególności zawierać:
- wiarygodne oznaczenie wystawcy lub stron zdarzenia gospodarczego,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania zdarzenia gospodarczego,
- określenie przedmiotu zdarzenia gospodarczego,
- wartość operacji oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot zdarzenia jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania zdarzeń gospodarczych,
- oznaczenie pozwalające powiązać dokument z zapisem w księdze.
W praktyce oznacza to, że dokument powinien umożliwiać jednoznaczne ustalenie, kto dokonał zdarzenia gospodarczego, czego ono dotyczyło oraz jaka była jego wartość. W przeciwnym razie nie będzie stanowił podstawy zapisu w PKPiR.
Za dowody księgowe uznaje się również:
- noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego, wynikającego z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
- dowody opłat pocztowych i bankowych,
- inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat.
Dowody wewnętrzne – tylko w ściśle określonych przypadkach
Szczególną kategorię dokumentów stanowią dowody wewnętrzne. Ich zastosowanie jest jednak ograniczone do sytuacji wskazanych w przepisach. Dowody wewnętrzne mogą dokumentować m.in.: Istotne jest to, że katalog ten ma charakter zamknięty. Oznacza to, że dowód wewnętrzny nie może być wykorzystywany do dokumentowania dowolnych wydatków, jeżeli nie zostały one wskazane w przepisach.
Przykład:
Zaliczenie do kosztów wydatków na energię elektryczną w mieszkaniu przedsiębiorcy – sposób udokumentowania w PKPiR.
Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług informatycznych. Pracuje w wydzielonym pomieszczeniu w swoim mieszkaniu, które zajmuje 15 m² z łącznej powierzchni 60 m².
Co miesiąc otrzymuje fakturę za energię elektryczną wystawioną na jego nazwisko jako osoby fizycznej. Faktura dotyczy całego mieszkania, a wartość wynikająca z faktury wynosi 200 zł.
Zafakturowana energia elektryczna jest wykorzystywana zarówno do celów prywatnych, jak i do działalności gospodarczej, dlatego przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów tylko część wydatku przypadającą na działalność gospodarczą.
Przedsiębiorca powinien sporządzić dowód wewnętrzny, na podstawie którego ustali część kosztu przypadającą na działalność gospodarczą.
Wyliczenie:
- powierzchnia mieszkania: 60 m²,
- powierzchnia wykorzystywana w działalności gospodarczej: 15 m²,
- udział powierzchni wykorzystywanej w działalności gospodarczej w całkowitej powierzchni mieszkania: 15 m² / 60 m² = 0,25 tj. 25 proc.
Koszt możliwy do ujęcia w PKPiR: 200 zł × 25 proc. = 50 zł
Właściwie sporządzony dowód wewnętrzny pozwalający prawidłowo udokumentować taką operację w PKPiR powinien zawierać:
- datę sporządzenia dokumentu,
- wskazanie faktury, której dotyczy rozliczenie,
- wiarygodny sposób ustalenia proporcji (np. udział powierzchni),
- wyliczoną kwotę kosztu przypadającą na działalność gospodarczą,
- podpis osoby sporządzającej dokument.
Do dowodu wewnętrznego należy dołączyć fakturę za energię elektryczną.
Dokumentowanie podróży służbowych
Przepisy szczegółowo określają także sposób dokumentowania diet i innych należności związanych z podróżami służbowymi. Dowód wewnętrzny dotyczący podróży powinien zawierać m.in. dane osoby odbywającej podróż, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet. Rozporządzenie przewiduje również rozwiązanie dla sytuacji, w których towar lub materiał zostaje dostarczony przed otrzymaniem faktury. W takim przypadku podatnik powinien sporządzić szczegółowy opis otrzymanego towaru lub materiału, obejmujący dane dostawcy, rodzaj i ilość towaru, cenę jednostkową oraz wartość dostawy. Dokument taki jest przechowywany jako dowód zakupu i następnie łączony z otrzymaną fakturą. W przypadku faktur elektronicznych lub faktur z Krajowego Systemu e-Faktur opis dostawy należy uzupełnić o numer dokumentu lub numer identyfikujący fakturę w systemie.Towar przed fakturą – jak udokumentować dostawę?
Uwaga:
Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej na fakturze jest wpisywana do księgi w dniu otrzymania faktury. Jeżeli podatnik otrzymał fakturę przed dniem dokonania zapisu w księdze, opis dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury.
Podatnik może nie sporządzać przedmiotowego opisu, jeżeli zakup jest udokumentowany specyfikacją dostawcy, pod warunkiem, że specyfikacja spełnia wymagania określone dla opisu.
KSeF a zapisy w księdze
Nowe objaśnienia do wzoru PKPiR uwzględniają również funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur. W księdze przewidziano miejsce na wpisanie numeru identyfikującego fakturę w systemie KSeF. Ma to znaczenie praktyczne, ponieważ umożliwia bezpośrednie powiązanie zapisu w księdze z fakturą ustrukturyzowaną funkcjonującą w systemie administracji skarbowej. Jednym z elementów, na który szczególną uwagę zwracają nowe objaśnienia do wzoru księgi jest sposób opisywania zdarzeń gospodarczych. Opis w księdze powinien w sposób zwięzły, ale jednoznaczny wskazywać rodzaj kosztu. Zbyt ogólne określenia nie oddają rzeczywistego charakteru zdarzenia gospodarczego. W praktyce oznacza to konieczność wskazywania rzeczywistego przedmiotu wydatku, np. zakup blachy, zapłata za niklowanie obręczy, wypłata wynagrodzeń za określony okres.Znaczenie prawidłowego opisu zdarzenia gospodarczego
Uwaga:
Wydatki poniesione na zakup materiałów (surowców) podstawowych i towarów handlowych oraz pozostałe wydatki są wpisywane do księgi według zasad potrącania kosztów uzyskania przychodów określonych w ustawie o podatku dochodowym.
Podstawa prawna:
