Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością dopełnienia szeregu obowiązków formalnych, w tym złożenia zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R przed wykonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu.
W praktyce zdarzają się jednak sytuacje, w których – wskutek pomyłki przedsiębiorcy lub biura rachunkowego – zgłoszenie nie zostaje złożone w terminie.
Powstaje zatem pytanie, czy nieterminowe złożenie VAT-R wyklucza możliwość dokonania rejestracji z datą odpowiadającą rozpoczęciu wykonywania czynności opodatkowanych?
Do tego zagadnienia odniósł się dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 19 czerwca br.
Nieterminowe złożenie VAT-R a data rejestracji
Przedmiotem interpretacji była sytuacja podatniczki będącej radcą prawnym, która od dnia rozpoczęcia działalności wykonywała usługi prawnicze.
Na skutek nieporozumienia pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym zgłoszenie VAT-R nie zostało złożone przed rozpoczęciem wykonywania czynności opodatkowanych. Podatniczka była przekonana, że zgłoszenie zostało przekazane przez księgową, natomiast księgowa sądziła, że obowiązku tego dopełniła samodzielnie podatniczka.
Po kontakcie ze strony urzędu skarbowego VAT-R został złożony 1 kwietnia 2026 r., a podatniczka została zarejestrowana jako podatnik VAT czynny od tego dnia. Następnie, 3 kwietnia 2026 r. ponownie złożyła zgłoszenie VAT-R, wskazując jako datę rozpoczęcia działalności opodatkowanej 2 lutego 2026 r. Do zgłoszenia dołączyła wyjaśnienia oraz czynny żal.
Jednocześnie od początku prowadzenia działalności podatniczka postępowała w sposób właściwy dla czynnego podatnika VAT, w szczególności:
- rozliczała podatek należny i wykazywała podatek naliczony w rozliczeniach,
- składała w ustawowych terminach pliki JPK_V7.
Usługi prawnicze bez prawa do zwolnienia podmiotowego
Podatnik świadczący usługi prawnicze nie może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, niezależnie od wysokości osiąganej sprzedaży. Wyłączenie to wynika z art. 113 ust. 13 pkt 2 lit. a ustawy o VAT.
Oznacza to, że radca prawny rozpoczynający świadczenie usług prawniczych ma obowiązek opodatkowywać je VAT od pierwszej wykonanej czynności oraz złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R przed dokonaniem pierwszej sprzedaży.
W analizowanej sprawie podatniczka nie mogła zatem wybrać zwolnienia podmiotowego. Od początku działalności była obowiązana rozliczać VAT i dopełnić obowiązku rejestracji jako podatnik VAT czynny.
Problem przedstawiony dyrektorowi KIS dotyczył więc nie samego obowiązku opodatkowania usług, lecz możliwości dokonania rejestracji z datą wcześniejszą niż dzień skutecznego złożenia VAT-R.
Status podatnika VAT wynika z wykonywania działalności
Dyrektor KIS wskazał, że obowiązek złożenia zgłoszenia rejestracyjnego przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej ma charakter formalny. Status podatnika VAT wynika natomiast z wykonywania działalności gospodarczej w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT.
W analizowanej sprawie istotne znaczenie miał faktyczny sposób postępowania podatniczki. Od początku naliczała VAT od świadczonych usług, rozliczała podatek należny i korzystała z prawa do odliczenia podatku naliczonego, składała JPK_V7 oraz terminowo wpłacała podatek do urzędu skarbowego. Okoliczności te wskazywały, że od rozpoczęcia działalności zamierzała występować jako czynny podatnik VAT i w taki sposób realizowała swoje obowiązki podatkowe.
Dyrektor KIS uznał stanowisko podatniczki za prawidłowe, wskazując, że w przedstawionym stanie faktycznym możliwa jest rejestracja jako podatnika VAT czynnego z datą odpowiadającą rzeczywistemu rozpoczęciu działalności, tj. od 2 lutego 2026 r.
Czy rejestracja z datą wsteczną jest automatyczna?
Interpretacja potwierdza prawo podatniczki do rejestracji jako podatnik VAT czynny z datą wcześniejszą niż dzień faktycznego złożenia zgłoszenia VAT-R.
Dyrektor KIS wyraźnie zaznaczył jednak, że o sposobie rejestracji podatnika jako podatnika VAT czynnego ostatecznie decyduje organ podatkowy właściwy dla tego podatnika. To naczelnik urzędu skarbowego dokonuje czynności rejestracyjnych i ocenia dokumenty przedstawione w konkretnej sprawie.
Interpretacja nie oznacza zatem, że każde spóźnione zgłoszenie VAT-R automatycznie skutkuje rejestracją z datą wsteczną. Rozstrzygnięcie zostało wydane na podstawie ściśle określonego stanu faktycznego, w którym podatniczka:
- nie miała prawa do zwolnienia podmiotowego,
- od początku wykonywała czynności podlegające opodatkowaniu VAT,
- wystawiała faktury z podatkiem VAT,
- składała JPK_V7,
- rozliczała podatek należny i naliczony,
- terminowo wpłacała VAT do urzędu skarbowego.
Znaczenie praktyczne interpretacji
Stanowisko dyrektora KIS ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców oraz biur rachunkowych. Potwierdza, że nieterminowe złożenie VAT-R nie wyklucza w każdym przypadku rejestracji jako podatnik VAT czynny z datą odpowiadającą faktycznemu rozpoczęciu działalności opodatkowanej.
Zasadne może być w szczególności:
- złożenie lub aktualizacja zgłoszenia VAT-R ze wskazaniem rzeczywistej daty rozpoczęcia wykonywania czynności opodatkowanych,
- przedstawienie wyjaśnień dotyczących przyczyn nieterminowego złożenia zgłoszenia,
- zgromadzenie dokumentów potwierdzających sposób rozliczania VAT od początku działalności,
- rozważenie złożenia czynnego żalu, jeżeli w okolicznościach konkretnej sprawy jest to uzasadnione,
- zwrócenie się do właściwego naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie rejestracji z datą odpowiadającą rozpoczęciu działalności opodatkowanej.
Należy jednak zachować ostrożność przy wyciąganiu z interpretacji dalszych wniosków. Przedmiotem rozstrzygnięcia była możliwość rejestracji z datą wsteczną. Dyrektor KIS nie rozstrzygał odrębnie o prawidłowości wszystkich rozliczeń dokonanych przed formalną rejestracją.
Interpretacja potwierdza natomiast, że w okolicznościach odpowiadających przedstawionemu stanowi faktycznemu samo nieterminowe złożenie zgłoszenia VAT-R nie wyklucza możliwości dokonania rejestracji jako podatnik VAT czynny z datą odpowiadającą faktycznemu rozpoczęciu działalności opodatkowanej.
