16-400 Suwałki, ul. Teofila Noniewicza 85c/17 668 848 668 l.saladonis@rach-mistrz.pl

Nadawanie uprawnień w KSeF

Krajowy System e-Faktur coraz bliżej, a wraz z upływem czasu następują kolejne odsłony i wyjaśnienia dotyczące korzystania z niego. Już w listopadzie zostanie uruchomione nadawanie certyfikatów poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień. System wyróżnia cztery główne kategorie uprawnień – włączając w to certyfikaty – które będą miały znaczenie w kontekście użytkowania KSeF. Poniżej kilka istotnych informacji na ten temat. 

 

Projekt rozporządzenia ministra finansów i gospodarki z 26 sierpnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur określa co do zasady cztery kategorie uprawnień do korzystania z systemu. Są to uprawnienia do:

  • nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,
  • wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
  • wystawiania faktur przez nabywcę (tzw. samofakturowania) w przypadkach określonych w ustawie o podatku od towarów i usług,
  • wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

 

Rodzaje uprawnień 

Krajowy System e-Faktur przewiduje dwa rodzaje uprawnień:

  • uprawnienia bezpośrednie – nadawane konkretnej osobie fizycznej identyfikowanej za pomocą numeru NIP, PESEL lub podpisu kwalifikowanego; w tym modelu osoba uprawniona ma możliwość zarządzania dostępami wewnętrznymi, a także możliwość dalszego nadawania i odbierania uprawnień;
  • uprawnienia pośrednie – nadawane są innym podmiotom niż np. pracownicy jednostki – np. dla biura rachunkowego – w celu umożliwienia takim podmiotom pracy w KSeF, jednak w ograniczonym zakresie, np. w obszarze wystawiania czy dostępu i pobierania faktur.

 

Ważne! Posiadanie uprawnień pośrednich nie daje możliwości dalszego nadawania uprawnień.

 

Dostęp do KSeF dla osób fizycznych 

W przypadku osób fizycznych – w tym prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą – uzyskanie dostępu do KSeF jest możliwe na dwa sposoby.

Pierwszym z nich jest bezpośrednie uwierzytelnienie polegające na zalogowaniu się do systemu przy użyciu Profilu Zaufanego (ePUAP) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Skorzystanie z podpisu elektronicznego jest możliwe jednak jedynie w sytuacji, gdy podpis ten zawiera numer NIP lub PESEL osoby fizycznej.

Drugim sposobem – m.in. dla osób posiadających podpis elektroniczny bez numeru NIP lub PESEL – jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA (zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF) do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Zgłoszenie powinno zawierać unikalne dane powiązane z certyfikatem podpisu, po zarejestrowaniu których możliwe będzie używanie tego podpisu elektronicznego do uwierzytelniania i weryfikacji posiadanych uprawnień.

 

Jednostki nieposiadające osobowości prawnej 

Podmioty nieposiadające osobowości prawnej (np. spółka cywilna) będą musiały wyznaczyć osobę fizyczną, która będzie pełnić rolę administratora uprawnień w imieniu podmiotu. Również do tego celu służy zawiadomienie ZAW-FA – w zawiadomieniu podmiot wskazuje dane osoby fizycznej, która będzie uprawniona do korzystania z KSeF, w tym m.in. do nadawania i odbierania uprawnień innym osobom fizycznym.

 

Osoby prawne – spółki prawa handlowego

Spółki prawa handlowego posiadające osobowość prawną mają generalnie do wyboru dwie drogi dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur:

  • uwierzytelnienie za pomocą pieczęci kwalifikowanej – sposób ten pozwala na automatyczną autoryzację i jest metodą dostępną dla podmiotów, które taką kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP posiadają,
  • ZAW-FA – podobnie jak w przypadku podmiotów nieposiadających osobowości prawnej, podmiot taki wskazuje w zawiadomieniu ZAW-FA jedną osobę fizyczną uprawnioną do zarządzania dostępem do Krajowego Systemu e-Faktur; wówczas osoba uprawniona będzie miała możliwość dalszego delegowania uprawnień w systemie.

 

Rozporządzenie ministra finansów i gospodarki w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur – projekt z 26 sierpnia 2025 r.