Harmonogramy czasu pracy tworzone są na okresy minimum miesięczne. Jeżeli stosowane są okresy rozliczeniowe równe miesiącom kalendarzowym, to grafik obejmuje cały okres rozliczeniowy. To zaś oznacza, że planowana w nim liczba godzin i dni pracy musi być równa z wymiarem czasu pracy dla tego miesiąca oraz zapewniać minimalną liczbę dni pracy.
Przepisy art. 129 k.p. wyraźnie wskazują, że harmonogramy czasu pracy mogą być tworzone na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, jednak wyznaczają jednocześnie, że minimalnym okresem jest tutaj miesiąc (przepisy odrębne pozwalają na tworzenie harmonogramów na krótsze okresy dla pracowników instytucji kultury). Jest to najkrótszy okres harmonogramowy przyjęty przez ustawodawcę w celach ochronnych – stworzenia pewnego okresu „przewidywalności czasu pracy” dla pracownika, co pozwala po prostu na podstawowe ułożenie życia prywatnego, czy też szerzej mówiąc, pozazawodowego.
W przypadku, gdy harmonogram obejmuje jedynie część okresu rozliczeniowego (np. w razie stosowania 4-miesięcznych okresów), planowana w nim praca nie jest ograniczona wymiarem czasu pracy lub liczbą dni wolnych dla tego miesiąca, gdyż „poruszamy się” po pełnym (dłuższym niż miesiąc) okresie rozliczeniowym.
Harmonogram na pełny okres rozliczeniowy
Dla okresu rozliczeniowego ustalamy wymiar czasu pracy oraz maksymalną liczbę dni pracy (minimalną liczbę dni wolnych od pracy). Okres rozliczeniowy ma ogromne znaczenie odnośnie planowania pracy w harmonogramach czasu pracy. Na jego przestrzeni ma być m.in.:
- zapewniony przeciętnie 40-godzinny tydzień pracy,
- zachowany limit maksymalny przeciętnie 8 godzin nadliczbowych na tydzień,
- zachowana zasada przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
- zapewniona minimalna liczba dni wolnych od pracy.
Ważne: Planując pracę w harmonogramie na pełny okres rozliczeniowy czasu pracy należy zaplanować dokładnie taką ilość godzin pracy, jaka wynika z wymiaru czasu pracy dla tego okresu rozliczeniowego (zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy) lub odpowiednią część pełnego wymiaru przy zatrudnieniu niepełnoetatowym.
Przykład: Dla okresu rozliczeniowego, w którym wymiar czasu pracy wynosi 168 godzin osobie zatrudnionej w ¼ pełnego wymiaru czasu pracy zaplanować można w grafiku nie więcej niż 42 godziny pracy. Pracodawca jest związany ustaleniami umownymi dotyczącymi wymiaru czasu pracy – może w razie konieczności zlecić pracę ponad wymiar (osobno płatną,) ale nie może swobodnie planować jej w harmonogramach.
Planowanie pracy na sierpień 2026 r. W miesięcznym okresie rozliczeniowym obejmującym sierpień 2026 r.:Przykład:
Pracownicy są zatrudnieni w systemie równoważnym, praca planowana jest poniedziałek – sobota, obowiązują miesięczne okresy rozliczeniowe. Na sierpień zaplanowano pracę w następujący sposób:
| Poniedziałek | Wtorek | Środa | Czwartek | Piątek | Sobota | Niedziela |
| 1 | 2 | |||||
| 12 7.00-19.00 | Wn | |||||
| 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 12 7.00-19.00 | W5 | 12 19.00-7.00 | 12 19.00-7.00 | 12 19.00-7.00 | W5 | Wn |
| 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
| 12 7.00-19.00 | 12 7.00-19.00 | 12 7.00-19.00 | 12 7.00-19.00 | Wh | Wś | Wn |
| 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 |
| Wh | 12 19.00-7.00 | 12 19.00-7.00 | Wh | W5 | 12 19.00-7.00 | Wn |
| 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 |
| 12 7.00-19.00 | 12 7.00-19.00 | Wh | Wh | Wh | W5 | Wn |
| 31 | ||||||
| 12 7.00-19.00 |
gdzie: Wn – wolna niedziela Ws – dzień wolny za pracę w święto W5 – dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy Wh – dzień wolny harmonogramowo Zacznijmy od tego, co jest prawidłowe: To, co jest niedopuszczalne to zaplanowana liczba godzin. Harmonogram przewiduje 15 dni pracy po 12 godzin, czyli 180 godzin – o 20 ponad wymiar czasu pracy dla okresu rozliczeniowego. Pracodawca zaplanował zatem na etapie tworzenia harmonogramu 20 godzin nadliczbowych średniotygodniowych (z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej czasu pracy). Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna zaś w razie: 1) konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii; 2) szczególnych potrzeb pracodawcy. Stosowana organizacja pracy nie jest przesłanką planowania nadgodzin i nie może być kwalifikowana jako szczególne potrzeby pracodawcy. Konieczne jest zatem zaplanowanie 160 godzin (wymiar czasu pracy dla sierpnia). W sytuacjach takich, gdy organizacyjnie przyjęte jest stosowanie pracy 12-godzinnej, trafne może być zastosowanie dłuższych okresów rozliczeniowych niż miesięczne.Podstawa prawna:
