Kwestia obowiązku wystawiania faktur budzi w praktyce liczne wątpliwości, również w odniesieniu do najmu prywatnego, zwłaszcza w związku z wdrożeniem KSeF. Niejednokrotnie błędnie przyjmuje się, że objęcie obrotu systemem KSeF oznacza konieczność dokumentowania każdej czynności fakturą. Tymczasem obowiązek wystawienia faktury oraz obowiązek jej wystawienia przy użyciu KSeF stanowią odrębne – aczkolwiek powiązane – zagadnienia i wymagają odrębnej oceny.
Najem prywatny jako działalność gospodarcza w VATNa gruncie podatku od towarów i usług najem prywatny stanowi działalność gospodarczą. Wynika to z jego ciągłego i zarobkowego charakteru – wynajmujący oddaje rzecz do używania, a najemca zobowiązuje się do zapłaty czynszu. Takie podejście potwierdza również Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0. Jednocześnie fakt uznania najmu za działalność gospodarczą nie oznacza automatycznie obowiązku rejestracji do VAT. W praktyce podatnicy mogą korzystać w określonych sytuacjach:
Kluczowa zasada: najpierw obowiązek faktury, potem KSeFWdrożenie KSeF nie zmienia zasad dotyczących tego, kiedy należy wystawić fakturę. Najpierw należy ustalić, czy dana czynność w ogóle wymaga udokumentowania fakturą, a dopiero w kolejnym kroku – czy faktura powinna być wystawiona w KSeF. Oznacza to, że nie każda usługa najmu będzie wymagała wystawienia faktury. Najem na rzecz osoby fizycznej (B2C)W przypadku świadczenia usług najmu na rzecz konsumenta zasadą jest brak obowiązku wystawienia faktury. W określonych przypadkach przepisy wyłączają obowiązek wystawienia faktury nawet na żądanie nabywcy. Nie oznacza to jednak zakazu – podatnik może wystawić fakturę dobrowolnie. Dodatkowo faktury wystawiane na rzecz konsumentów nie podlegają obowiązkowi wystawiania w KSeF, choć dopuszczalne jest ich dobrowolne wystawienie w tym systemie. Najem na rzecz przedsiębiorcy (B2B)W relacjach z przedsiębiorcami konieczne jest rozróżnienie dwóch sytuacji. Jeżeli najem korzysta ze zwolnienia z VAT (np. najem na cele mieszkaniowe lub korzystanie ze zwolnienia podmiotowego), obowiązek wystawienia faktury powstaje co do zasady na żądanie nabywcy. Dotyczy to również przypadków, gdy usługodawcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o przedsiębiorcach. Inaczej jest w przypadku najmu opodatkowanego VAT. W takiej sytuacji zastosowanie mają ogólne zasady fakturowania, a więc sprzedaż na rzecz podatnika podlega obowiązkowi udokumentowania fakturą. Jeżeli dana transakcja podlega obowiązkowi KSeF, faktura powinna zostać wystawiona właśnie w tym systemie. Ważne: W praktyce oznacza to, że reguła „faktura tylko na żądanie” nie ma charakteru uniwersalnego i dotyczy wyłącznie sprzedaży zwolnionej.Faktura czy rachunek?
W przypadku czynności podlegających regulacjom VAT właściwym dokumentem jest faktura – również wtedy, gdy podatnik korzysta ze zwolnienia z VAT. Rachunek nie stanowi odpowiednika faktury i nie zastępuje jej w obrocie gospodarczym, związanym z najmem. W praktyce dokumentowanie najmu prywatnego często opiera się na: Takie podejście jest dopuszczalne, o ile nie powstaje obowiązek wystawienia faktury. Przykład:
Osoba fizyczna wynajmuje lokal użytkowy spółce z o.o. i korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT – nie jest podatnikiem VAT czynnym. Strony zawarły umowę najmu, a czynsz jest regulowany na podstawie przelewów bankowych. W takiej sytuacji: Jeżeli najemca zgłosi takie żądanie: |
Faktura przy najmie prywatnym – realia KSeF
