Faktura otrzymana poza KSeF, a później wprowadzona do systemu. Czy trzeba korygować JPK_V7?

Powstają zatem pytania: czy taka sytuacja wpływa na moment odliczenia VAT, czy należy skorygować JPK_V7 oraz czy datą otrzymania faktury staje się dopiero dzień nadania jej numeru KSeF?

W odpowiedzi na pytania dziennikarzy, Ministerstwo Finansów przedstawiło wyjaśnienia dotyczące tej sytuacji, mające istotne znaczenie praktyczne. Potwierdzają, że późniejsze wprowadzenie faktury do KSeF nie powoduje zmiany momentu jej otrzymania przez nabywcę ani nie skutkuje obowiązkiem korygowania wcześniej dokonanych rozliczeń VAT.

Warto pamiętać, że od 1 lutego 2026 r. otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF jest co do zasady obowiązkowe, a faktury poza systemem występują wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami lub w razie nieprawidłowego działania wystawcy.

Samo pojawienie się faktury w KSeF nie oznacza jej ponownego otrzymania

Pierwsze z pytań skierowanych do Ministerstwa Finansów dotyczyło sytuacji, w której nabywca otrzymał fakturę przed objęciem danej transakcji obowiązkowym KSeF. Przedsiębiorca otrzymał fakturę w formie papierowej albo elektronicznej, odliczył z niej VAT zgodnie z przepisami, a następnie wystawca przesłał ten dokument również do KSeF.

Można więc postawić pytanie, czy skoro faktura otrzymała numer KSeF, należy ponownie ustalić moment jej otrzymania? Odpowiedź jest negatywna. Takiego wniosku nie potwierdzają obowiązujące przepisy ani przedstawione wyjaśnienia Ministerstwa Finansów. Ministerstwo wyjaśniło, że faktury skutecznie doręczone przed obowiązkowym stosowaniem KSeF zostały prawidłowo wprowadzone do obrotu prawnego. Ich późniejsze umieszczenie w systemie nie powoduje ponownego otrzymania faktury przez nabywcę.

Nie ma podstaw do korekty JPK_V7

Skoro nie dochodzi do ponownego otrzymania faktury, nie zmienia się również moment powstania prawa do odliczenia VAT.

Oznacza to, że podatnik nie powinien:

• korygować JPK_V7,
• zmieniać okresu odliczenia podatku naliczonego,
• przyjmować daty nadania numeru KSeF jako nowej daty otrzymania faktury.

Z perspektywy nabywcy oznacza to, że rozliczenie dokonane według daty faktycznego otrzymania faktury pozostaje prawidłowe również wtedy, gdy ten sam dokument zostanie później wprowadzony do KSeF.

Faktura otrzymana poza KSeF po objęciu transakcji obowiązkiem korzystania z systemu

Ministerstwo Finansów odniosło się również do drugiego zagadnienia poruszonego w pytaniach dziennikarzy. Dotyczy ono sytuacji, z którą księgowi coraz częściej spotykają się w praktyce.

Podatnik otrzymuje od kontrahenta fakturę w postaci papierowej albo elektronicznej (np. pliku PDF), mimo że dokument powinien zostać wystawiony przy wykorzystaniu KSeF. Dopiero po pewnym czasie faktura pojawia się na koncie podatnika w systemie.

Powstaje więc pytanie, która data jest właściwa dla celów odliczenia VAT u nabywcy?

Zdaniem Ministerstwa Finansów, również w takim przypadku decydujące znaczenie ma moment rzeczywistego otrzymania faktury przez nabywcę. Późniejsze zarejestrowanie dokumentu w KSeF nie powoduje przesunięcia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Czy trzeba weryfikować działania kontrahenta – wystawcy?

Na szczególną uwagę zasługują wyjaśnienia dotyczące obowiązków nabywcy w zakresie weryfikacji działań kontrahenta. Ministerstwo Finansów wyraźnie wskazało bowiem, że przepisy nie nakładają na nabywcę obowiązku każdorazowego ustalania, czy faktura przekazana poza systemem została następnie przesłana do KSeF.

Ważne: Nie oznacza to oczywiście, że podatnik może całkowicie pominąć obowiązek dochowania należytej staranności. Jeżeli kontrahent regularnie dokumentuje sprzedaż poza KSeF, mimo ustawowego obowiązku korzystania z systemu, może to uzasadniać dodatkową weryfikację transakcji. Nie jest to jednak tożsame z obowiązkiem każdorazowego kontaktowania się z wystawcą każdej faktury.

Konsekwencje dotyczą przede wszystkim wystawcy faktury

Z przedstawionych wyjaśnień wynika również, że ewentualne konsekwencje podwójnego udokumentowania tej samej czynności dotyczą przede wszystkim wystawcy faktury. Jeżeli ta sama czynność zostanie udokumentowana więcej niż raz, po stronie wystawcy może powstać ryzyko zastosowania art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, przewidującego obowiązek zapłaty podatku wykazanego na fakturze. Nie oznacza to jednak, że sam fakt późniejszego pojawienia się dokumentu w KSeF automatycznie pozbawia nabywcę prawa do odliczenia VAT albo nakłada na niego obowiązek korygowania wcześniejszych rozliczeń.

Wskazówka: Przedstawione wyjaśnienia należy ocenić pozytywnie z punktu widzenia pewności rozliczeń podatkowych. Gdyby przyjąć, że każdorazowe nadanie fakturze numeru KSeF powoduje zmianę momentu jej otrzymania, podatnicy musieliby stale monitorować, czy wcześniej otrzymane dokumenty nie pojawiły się później w systemie. W praktyce prowadziłoby to do licznych korekt JPK_V7, mimo że rzeczywisty moment otrzymania faktury pozostawał bez zmian.

Taki rezultat byłby sprzeczny zarówno z zasadą pewności rozliczeń podatkowych, jak i z celem wprowadzenia KSeF, którym jest uproszczenie i uszczelnienie obrotu gospodarczego, a nie tworzenie nowych obowiązków ewidencyjnych dla nabywców. Stanowisko Ministerstwa Finansów pozwala uniknąć takiej wykładni i potwierdza, że dla prawa do odliczenia VAT nadal decydujące znaczenie ma faktyczne otrzymanie faktury przez podatnika.

informacja Ministerstwa Finansów przekazywana do mediów na zapytania dziennikarzy – „Otrzymanie faktury papierowej lub elektronicznej przed wejściem i po wejściu w życie obowiązkowego KSeF a późniejsze ich wprowadzenie do systemu” z 5 czerwca 2026 r.

Podstawa prawna:

• art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1, art. 106ga, art. 108 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2025 r., poz. 775)