Do 31 maja trzeba przelać pierwszą ratę odpisu na zfśs za 2025 r.

Głównym źródłem zasilania zfśs jest odpis podstawowy naliczany w oparciu o planowaną liczbę zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty. Odpis ten wpłaca się do końca września danego roku, ale do 31 maja trzeba przelać na rachunek funduszu co najmniej 75% rocznej kwoty odpisu podstawowego. Z końcem roku wysokość odpisu należy skorygować poprzez odniesienie do faktycznej liczby zatrudnionych osób w mijającym roku.

Odpowiedni procent

Wysokość odpisu podstawowego na fundusz wynosi na pracownika:

• zatrudnionego w tzw. zwykłych warunkach – 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą; w 2025 r. przyjmuje się wynagrodzenie z drugiego półrocza 2024 r. – tj. 7262,39 zł,
• zatrudnionego w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze – 50% tego wynagrodzenia,
• młodocianego zatrudnionego w celu przygotowania zawodowego:
• w I roku nauki 5%,
• w II roku nauki 6%,
• w III roku nauki 7%

przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Ważne! Szczególna wysokość odpisu na młodocianych obejmuje tylko młodocianych zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego. Młodocianych zatrudnionych zgodnie z art. 200¹ k.p. przy wykonywaniu prac lekkich traktuje się jak innych pracowników (obowiązuje na nich „zwykły” odpis; osób tych nie wolno zatrudniać w szczególnych warunkach ani przy pracach o szczególnym charakterze).

Wysokość odpisu na zfśs w 2025 r.

Oprócz odpisów podstawowych (obowiązkowych) naliczanych na aktualnie zatrudnionych są tzw. odpisy dobrowolne. Pracodawca może – ale nie ma takiego obowiązku – wprowadzić odpisy na:

• emerytów i rencistów – 6,25% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia,
• na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności – zwiększenie odpisu podstawowego o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia,
• pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z  odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, mogą zwiększyć zfśs na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

Przykład: Przepisy nie przewidują konkretnej daty, z której należałoby przyjąć stan zatrudnienia. Wskazują na średnie planowane zatrudnienie w danym roku. Przy jego ustalaniu należy zatem brać pod uwagę nie tyle stan zatrudnienia z konkretnego dnia, co odnieść się do znanych, planowanych ruchów kadrowych w trakcie roku. Skoro jest to planowane zatrudnienie w danym roku, należałoby ustalać ten plan z początkiem roku. Możliwe jest jednak oszacowanie planowanego zatrudnienia przy dokonywaniu pierwszej raty odpisu i zastosowanie odpowiedniej korekty przy znacznym wzroście lub spadku zatrudnienia.

Terminy wpłat

Równowartość odpisów na fundusz naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy zfśs w terminie do:

• 31 maja co najmniej 75% równowartości odpisów obowiązkowych,
• 30 września – pozostałą kwotę.

Przykład: Pracodawca zatrudniał z początkiem 2025 r. 100 pracowników:

• 6 osób pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy w szczególnych warunkach,
• 70 pracowników pracuje na pełny etat w „zwykłych” warunkach,
• 20 osób pracuje w zwykłych warunkach w 1/2 pełnego wymiaru czasu pracy,
• 4 osoby pracują w zwykłych warunkach w 1/4 pełnego wymiaru czasu pracy.

Z końcem stycznia zakończyły się umowy na czas określony z 8 pracownikami pełnoetatowymi (zwykłe warunki); zatrudnienie z żadną z nich nie jest kontynuowane. Przy ustalaniu wysokości I raty odpisu pracodawca może uwzględnić zmianę stanu zatrudnienia.

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.

W styczniu zatrudnionych było w przeliczeniu na pełne etaty 81 pracowników w zwykłych warunkach oraz 6 pracowników w szczególnych warunkach. W pozostałych miesiącach było to 73 pracowników w zwykłych warunkach oraz 6 pracowników w szczególnych warunkach.

Przeciętne zatrudnienie miesięczne pracowników zatrudnionych w zwykłych warunkach wynosi 73,67 (884 : 12). Odpis globalnie to kwota 222 420,08 zł, co wynika z:

• 73,67 x 2723,40 zł = 200 632,88 zł,
• 6 x 3631,30 zł = 21 787,20 zł

Do końca maja na rachunek zfśs powinna zostać odprowadzona kwota co najmniej 166 815,06 zł.

Podstawa prawna:

• art. 3, art. 5, art. 6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r., poz. 288)
• rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2009 r. nr 43, poz. 349)