Dla większości spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, 15 lipca 2026 r. jest jedną z najważniejszych dat w kalendarzu obowiązków sprawozdawczych. Nie oznacza to jednak, że każda spółka zawsze składa dokumenty właśnie tego dnia.
Kiedy należy złożyć dokumenty?
Zasadą jest, że dokumenty należy przekazać do KRS w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Wyjątek przewiduje art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym niezatwierdzone sprawozdanie finansowe również podlega złożeniu do KRS, jeżeli nie zostało zatwierdzone w ustawowym terminie.
Dokumenty do KRS składa kierownik jednostki. W przypadku spółki z o.o. funkcję kierownika jednostki pełni zarząd.
Ważne: Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone przez właściwy organ nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego.
W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością organem zatwierdzającym roczne sprawozdanie finansowe jest zgromadzenie wspólników. Co do zasady zatwierdzenie następuje podczas zwyczajnego zgromadzenia wspólników.
Wskazówka: Dla spółek, których rok obrotowy zakończył się 31 grudnia 2025 r., obowiązują następujące terminy:
- sporządzenie sprawozdania finansowego – do 31 marca 2026 r.,
- zatwierdzenie sprawozdania finansowego – do 30 czerwca 2026 r.,
- złożenie dokumentów do KRS – w ciągu 15 dni od zatwierdzenia.
Przykłady obliczania terminu złożenia dokumentów do KRSPrzykład 1
– zatwierdzenie sprawozdania w maju
W spółce z o.o., w której rok obrotowy zakończył się 31 grudnia 2025 r., zatwierdzono roczne sprawozdanie finansowe 15 maja 2026 r. Termin na złożenie dokumentów do KRS upływa 30 maja 2026 r.
Przykład 2 – zatwierdzenie w czerwcu
Zwyczajne zgromadzenie wspólników sp. z o.o. zatwierdziło sprawozdanie finansowe 18 czerwca 2026 r. Spółka ma obowiązek złożyć wymagane dokumenty do KRS do 3 lipca 2026 r.
Przykład 3 – zatwierdzenie w ostatnim dopuszczalnym dniu
W spółce z o.o. zatwierdzono sprawozdanie finansowe 30 czerwca 2026 r., czyli w ostatnim dniu wynikającym z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Termin na złożenie dokumentów do KRS upływa 15 lipca 2026 r.
Uwaga: Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w ustawowym terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, to należy je złożyć do KRS w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z pozostałymi dokumentami.
Przykład 4 – zatwierdzenie po terminie
Spółka nie zorganizowała zgromadzenia wspólników do 30 czerwca 2026 r. i zatwierdziła sprawozdanie dopiero 20 lipca 2026 r.
W takim przypadku obowiązują dwa odrębne zgłoszenia:
- pierwsze – do 15 lipca 2026 r., obejmujące niezatwierdzone sprawozdanie finansowe, bez uchwały o jego zatwierdzeniu oraz uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty,
- drugie – do 4 sierpnia 2026 r., czyli w terminie 15 dni od zatwierdzenia, obejmujące zatwierdzone sprawozdanie wraz z uchwałami oraz pozostałymi wymaganymi dokumentami.
Drugie zgłoszenie nie polega więc na złożeniu wyłącznie uchwał, lecz na przekazaniu zatwierdzonego sprawozdania finansowego wraz z dokumentami wymaganymi przez ustawę o rachunkowości.
Jakie dokumenty należy złożyć? Co do zasady do KRS składa się następujące dokumenty: Niedopełnienie obowiązku może skutkować wszczęciem przez sąd rejestrowy postępowania przymuszającego. Niezależnie od postępowania prowadzonego przez sąd rejestrowy kierownik jednostki może ponosić odpowiedzialność karną na podstawie art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości za niezłożenie rocznego sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym.Co grozi za niezłożenie dokumentów?
Ważne:
Dla spółek z o.o., których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, 15 lipca 2026 r. nie jest uniwersalnym terminem złożenia dokumentów do KRS, lecz terminem wynikającym z zatwierdzenia sprawozdania finansowego w ostatnim dopuszczalnym dniu, tj. 30 czerwca 2026 r.
Jeżeli zgromadzenie wspólników zatwierdzi sprawozdanie wcześniej, termin na złożenie dokumentów do KRS również upływa odpowiednio wcześniej. Natomiast brak zatwierdzenia sprawozdania do 30 czerwca 2026 r. nie zwalnia z obowiązku jego złożenia – w takiej sytuacji spółka będzie zobowiązana do złożenia określonych dokumentów do KRS dwukrotnie – najpierw przed zatwierdzeniem sprawozdania, a następnie po jego zatwierdzeniu.
Podstawa prawna:
