Czy dopuszczalne jest wprowadzenie zakazu wykorzystywania urlopów wypoczynkowych w pewnych okresach roku?

Część pracodawców chce wprowadzić wyłączenie pewnych okresów roku spod możliwości wykorzystywania w tym czasie urlopów wypoczynkowych. Uzasadnione jest to zwiększeniem zapotrzebowania na pracę i intensywnością pracy w tym czasie. Ustanowienie zakazu wykorzystywania urlopów wypoczynkowych w niektórych miesiącach, sezonie itp. jest niedopuszczalne, gdyż nie można w ten sposób wyłączyć realizowania wypoczynku w sytuacjach, w których przepisy przyznają możliwość narzucenia przez pracowników urlopu (urlop wypoczynkowy po „urlopach dla rodziców”, w dużej mierze urlop na żądanie). Możliwe jest jednak wprowadzenie w regulacjach wewnętrznych zapisów znacząco ograniczających możliwość korzystania z urlopów wypoczynkowych w pewnych okresach roku. Takie ograniczenie jest dopuszczalne, gdyż pracownicze prawo do wypoczynku realizowane jest w powiązaniu z prawem pracodawcy do organizowania pracy w sposób odpowiadający jego potrzebom.

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Z tworzenia planów urlopów można jednak zrezygnować i wówczas terminy wykorzystywania urlopów ustalane są przez pracodawcę po porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca zobligowany jest w takich sytuacjach do podjęcia próby uzgodnienia terminu urlopu z pracownikiem, ale w przypadku, gdy to się nie powiedzie, ostatecznie termin urlopu ustala właśnie pracodawca, który bierze przy tym pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Ważne: Co do zasady zatem pracodawca może nie zgadzać się na planowanie urlopów w pewnych okresach roku, jak również nie akceptować wniosków urlopowych na te okresy.

Terminy urlopu narzucane przez pracownika

Przepisy przewidują dwie grupy przypadków, w których urlop jest co do zasady udzielany w terminie wnioskowanym (poza planem urlopów, poza koniecznością standardowego ustalenia jego terminu):

• w razie wniosku złożonego przez pracownicę lub pracownika (matkę, ojca dziecka), w którym to wniosku zatrudniona osoba  wskazuje datę rozpoczęcia urlopu przypadającą bezpośrednio  po wykorzystywanym przez tę osobę (a nie przez drugiego z rodziców dziecka) urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającym urlopie macierzyńskim, urlopie rodzicielskim lub ojcowskim (prawo takie ma także pracownik – inny członek najbliższej rodziny, który korzystał z urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego) – art. 163 par. 3 k.p.;
• tzw. urlop na żądanie – art. 167² k.p.

Ważne: W przypadku urlopu wnioskowanego bezpośrednio po którymś z wymienionych urlopów „dla rodziców” pracodawca nie ma żadnej możliwości odmowy. Do rozpoczęcia urlopu na podstawie art. 163 par. 3 k.p. wystarczy złożenie stosownego wniosku, na który pracodawca nie może zareagować inaczej niż udzielając urlopu niezależnie od planu urlopów (wyrok Sądu Najwyższego z 19 listopada 2003 r., sygn. akt I PK 18/03).

Przykład: Zapis zawarty w regulaminie pracy „W okresie 1 czerwca – 31 sierpnia urlopy wypoczynkowe nie są udzielane” w żaden sposób nie wpływa na uprawnienia rodziców do narzucenia terminu urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po np. urlopie rodzicielskim czy ojcowskim. Pracodawca jest obowiązany udzielić na wniosek pracownika do 4 dni urlopu w roku kalendarzowym w terminie wskazanym przez pracownika.

Pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy (postanowienie SN z 11 września 2012 r., sygn. akt III PK 17/12; podobnie w wyroku z 28 października 2009 r., sygn. akt II PK 123/09). Są to jednak konkretne – podkreślmy: wyjątkowe – sytuacje. Nie jest dopuszczalne zastosowanie z góry wyłączenia możliwości uzyskiwania urlopu na żądanie w pewnych okresach roku. 

Przykład: Pracodawca wskazał w regulaminie pracy, że w okresie letnim, tzn. w lipcu i sierpniu nie są udzielane urlopy wypoczynkowe, w tym nie jest udzielany urlop na żądanie. Nie można z góry wyłączyć możliwości składania w pewnych okresach roku wniosków o urlopy na żądanie. Stanowiłoby to naruszenie przepisów o udzielaniu urlopów wypoczynkowych. W miejsce zapisu regulaminowego należy w tym zakresie stosować nadal regulację art. 167² k.p.

Ograniczenie, ale nie wyłączenie

Możliwe jest wprowadzenie w regulacjach wewnętrznych (np. w regulaminie pracy) zapisów ograniczających znacząco możliwość wykorzystywania urlopów wypoczynkowych w okresach zwiększonego zapotrzebowania na pracę.

Ograniczenie w planowaniu i co do zasady udzielaniu urlopów w takim przyjętym okresie jest możliwe, nie narusza pracowniczego prawa do wypoczynku, jeżeli:

• okres ten nie będzie szczególnie rozbudowany, przykładowo wskazanie, że urlopy nie mogą być wykorzystywane przez „sezon budowlany” zdefiniowany na użytek tego ograniczenia jako czas od początku marca do końca października byłoby naruszeniem przepisów o urlopach wypoczynkowych, w wielu przypadkach uniemożliwiałoby wypoczynek przez większość roku,
• wskazane zostanie, że ograniczenie to nie obejmuje urlopów udzielanych na podstawie art. 163 par. 3 i art. 167² k.p.;
• wyłączenie nie będzie bezwzględne, tzn. będzie to ograniczenie, a nie całkowite wyłączenie – pracodawca może przychylić się do wniosku umotywowanego szczególną sytuacją.

Ostatni warunek powiązany jest m.in. z konkretną sytuacją pracownika, np. samotny rodzic i okres w wakacje, w którym zamknięte jest przedszkole – w takich przypadkach całkowity zakaz udzielania urlopów oceniany powinien być przez pryzmat zasad współżycia społecznego.

Przykład: Pracodawca stosuje ograniczenia w udzielaniu urlopów w okresie czerwiec – sierpień. 1 czerwca został zatrudniony pracownik na 3-miesięczny okres próbny. Pracodawca nie ma bezwzględnego obowiązku udzielenia tego urlopu, ale jednocześnie nie może stosować rozwiązań z góry pozbawiających pracownika możliwości zrealizowania prawa do wypoczynku w postaci dni wolnych ani ekwiwalentu pieniężnego (następna forma rozliczenia urlopu).

Podstawa prawna:

• art. 163, 167² ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 2025 r., poz. 277)